Cuprins
Adesea, un utilizator Excel se confruntă cu nevoia de a umple celulele cu date aranjate într-o anumită secvență logică. Sau, de exemplu, pentru a face o prognoză a valorii unui anumit indicator pentru un anumit moment, dacă tendința actuală continuă. Acum nu mai trebuie să cunoști zeci de formule pentru toate acestea. Câteva clicuri de mouse sunt suficiente și problema este rezolvată. Totul se datorează completării automate.
Această caracteristică este uimitoare în confortul ei. De exemplu, vă permite să enumerați rapid luni calendaristice sau să o faceți astfel încât să fie afișate doar a 15-a și ultima zi a fiecărei luni (de exemplu, în rapoartele contabile).
Cum poți profita de această caracteristică grozavă?
În colțul din dreapta jos există un pătrat, trăgându-l, puteți continua seria de valori în care există un anumit model. De exemplu, dacă prima zi este luni, atunci efectuând această operațiune simplă, puteți pune valori în următoarele rânduri: marți, miercuri, joi, vineri și așa mai departe.
Dacă într-o celulă există un set de valori precum 1,2,4, selectându-le pe toate și trăgând caseta în jos, puteți continua seria de numere până la 8, 16, 32 și așa mai departe. Acest lucru vă permite să reduceți semnificativ costurile de timp.
În același mod, este creată o listă de nume de luni.
Și așa arată folosirea completării automate pentru o progresie aritmetică. În exemplul nostru, folosim două celule cu valori de 1,3, respectiv, iar apoi completarea automată continuă seria de numere.
Mai mult, recepția va funcționa chiar dacă numărul este în interiorul textului. De exemplu, dacă scrieți „1 sfert” și trageți caseta în jos, obțineți următoarele.
De fapt, acestea sunt toate elementele de bază pe care trebuie să le știți. Dar dacă doriți să stăpâniți abilitățile de a lucra cu Excel mai profesional, vă puteți familiariza cu câteva jetoane și trucuri.
Utilizarea listei de date cu completare automată
Desigur, a face o listă de luni sau zile ale săptămânii nu este tot ce poate face Excel. Să presupunem că avem o listă de orașe în care compania noastră are centre de service. Mai întâi trebuie să notați lista completă în elementul „Modificare liste”, care poate fi accesată prin secvența de meniu Fișier – Opțiuni – Avansat – General – Editați liste.
În continuare, va apărea o fereastră cu o listă de liste care sunt încorporate automat în Excel.
Nu sunt mulți dintre ei aici. Dar această neînțelegere poate fi ușor corectată. Pentru a face acest lucru, există o fereastră din dreapta în care este scrisă succesiunea corectă de valori uXNUMXbuXNUMXbis. Înregistrarea se poate face în două moduri, atât cu virgule, cât și în coloană. Dacă există multe date, acestea pot fi importate. Astfel poți economisi mult timp.
Ce este nevoie pentru asta? Mai întâi trebuie să creați o listă de orașe undeva în document și apoi să faceți un link către aceasta în câmpul de mai jos.
Lista este acum creată și poate fi folosită pentru a completa toate celelalte celule.
Pe lângă listele în format text, Excel face posibilă crearea unor secvențe numerice, precum și a unei liste de date aranjate după un anumit model. La începutul acestui material, a fost dat una dintre modalitățile de utilizare, dar acesta este un nivel primitiv. Puteți folosi acest instrument mai flexibil, ca un adevărat as.
În primul rând, selectăm valorile secvenței necesare (una sau mai multe) împreună cu partea din interval care va fi utilizată pentru listă. În continuare, găsim butonul „Umplere” în panoul de sus și în meniul care apare, faceți clic pe butonul „Progresie”.
În continuare, apare o fereastră cu setări.
În partea stângă există butoane radio cu ajutorul cărora puteți seta locația viitoarei secvențe: pe rânduri sau coloane. În primul caz, lista va merge în jos, iar în al doilea, va merge la dreapta.
Imediat în dreapta setării locației este un panou de unde puteți selecta tipul de secvență numerică. Există mai multe opțiuni din care să alegeți:
- Aritmetic. Valoarea din fiecare celulă următoare este cu un anumit număr mai mare decât cea anterioară. Valoarea acestuia este determinată de conținutul câmpului „Pas”.
- Geometric. Fiecare valoare ulterioară este de câteva ori mai mare decât cea anterioară. Cât depinde exact de pasul indicat de utilizator.
- Datele. Cu această opțiune, utilizatorul poate crea o secvență de date. Dacă selectați acest tip, sunt activate setări suplimentare pentru unitatea de măsură. Sunt luate în considerare la întocmirea succesiunii: zi, zi lucrătoare, lună, an. Deci, dacă selectați elementul „zi lucrătoare”, atunci weekendurile nu vor fi incluse în listă.
- Completare automată. Această opțiune este similară cu tragerea colțului din dreapta jos. Cu cuvinte simple, Excel decide singur dacă trebuie să continue seria de numere sau este mai bine să facă o listă mai lungă. Dacă specificați în avans valorile 2 și 4, atunci următoarele vor conține numerele 6, 8 și așa mai departe. Dacă înainte de aceasta completați mai multe celule, atunci va fi utilizată funcția „regresie liniară” (aceasta este o opțiune foarte interesantă care vă permite să construiți o prognoză pe baza tendinței existente).
În partea de jos a acestei casete de dialog, după cum puteți vedea deja, există două opțiuni: dimensiunea pasului, discutată mai sus și valoarea limită.
După finalizarea tuturor operațiunilor, trebuie să apăsați butonul „OK”. În același mod, se creează o listă de zile lucrătoare pentru o anumită perioadă (de exemplu, până la 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). Și utilizatorul nu trebuie să facă un număr mare de mișcări inutile!
Gata, configurarea este completă. Acum să ne uităm la câteva metode profesionale de completare automată.
Folosind mouse-ul
Acesta este cel mai convenabil mod de completare automată, permițându-vă să efectuați elegant chiar și cele mai complexe operațiuni. Există două opțiuni pentru modul în care poate fi utilizat: folosind butonul stâng al mouse-ului sau cel din dreapta. De exemplu, sarcina este de a face o listă de numere aranjate în ordine crescătoare, în care fiecare valoare următoare crește cu una. De obicei, pentru aceasta, o unitate este introdusă în prima celulă și un deuce în a doua, după care trag caseta din colțul din dreapta jos. Dar este posibil să atingeți acest obiectiv printr-o altă metodă - prin simpla completare a primei celule. Apoi trebuie să-l trageți în jos din colțul din dreapta jos. După aceea, va apărea un buton sub formă de pătrat. Trebuie să faceți clic pe el și să selectați elementul „Umpleți”.
De asemenea, puteți utiliza funcția „Completare numai formate”, cu care puteți extinde doar formatele de celule.
Dar există o metodă mai rapidă: țineți apăsat butonul Ctrl în timp ce trageți celula în paralel.
Adevărat, este potrivit doar pentru autocompletare secvențe de numere. Dacă încercați să trageți acest truc cu date de alt tip, atunci valorile uXNUMXbuXNUMXb vor fi pur și simplu copiate în următoarele celule.
Există o modalitate de a accelera apelul meniului contextual. Pentru a face acest lucru, trageți caseta ținând apăsat butonul din dreapta al mouse-ului.
Apoi va apărea un set de comenzi. Deci, puteți apela o casetă de dialog cu setări suplimentare de completare automată făcând clic pe elementul de meniu „Progresie”. Dar există o limitare. Lungimea maximă a secvenței în acest caz va fi limitată la ultima celulă.
Pentru ca completarea automată să fie efectuată până la valoarea necesară (un anumit număr sau dată), trebuie să apăsați butonul din dreapta al mouse-ului, după ce ați îndreptat în prealabil cursorul către casetă și să trageți marcatorul în jos. Apoi cursorul revine. Iar ultimul pas este să eliberezi mouse-ul. Ca urmare, va apărea un meniu contextual cu setări de completare automată. Selectați o progresie. Aici, este selectată o singură celulă, așa că trebuie să specificați toți parametrii de completare automată în setări: direcție, pas, valoare limită și apăsați butonul OK.
O funcție Excel deosebit de interesantă este aproximarea liniară și exponențială. Face posibilă construirea unei prognoze a modului în care se vor schimba valorile, pe baza modelului existent. De regulă, pentru a face o prognoză, trebuie să utilizați funcții speciale Excel sau să efectuați calcule complexe, în care sunt înlocuite valorile variabilei independente. Este mult mai ușor să demonstrezi acest exemplu în practică.
De exemplu, există o dinamică a unui indicator, a cărui valoare crește cu același număr în fiecare perioadă.
Este mult mai ușor de înțeles cum sunt prezise valorile cu o tendință liniară (când fiecare indicator următor crește sau scade cu o anumită valoare). Funcțiile standard Excel sunt potrivite pentru aceasta, dar este mai bine să desenați un grafic care să afișeze linia de tendință, ecuația funcției și valoarea așteptată pentru o mai mare claritate.
Pentru a afla care va fi indicatorul prezis în termeni numerici, atunci când calculați, trebuie să luați ca bază ecuația de regresie (sau să utilizați direct formulele încorporate în Excel). Ca rezultat, vor exista o mulțime de acțiuni pe care nu toată lumea le poate înțelege imediat.
Dar regresia liniară vă permite să abandonați complet formulele complexe și trasarea. Folosește doar completarea automată. Utilizatorul preia o serie de date pe baza cărora se face o prognoză. Acest set de celule este selectat, apoi este apăsat butonul din dreapta al mouse-ului, pe care trebuie să glisați intervalul cu numărul necesar de celule (în funcție de distanța punctului în viitor pentru care este calculată valoarea prezisă). Va apărea un meniu contextual, unde trebuie să selectați elementul „Aproximație liniară”. Gata, se obține o prognoză care nu necesită abilități matematice speciale, trasarea sau derivarea de formule.
Dacă indicatorii cresc în fiecare perioadă de timp cu un anumit procent, atunci vorbim de creștere exponențială. De exemplu, prognoza dinamicii unei epidemii sau estimarea dobânzii la un depozit bancar se bazează doar pe un astfel de model.
Nu există o metodă mai eficientă pentru prezicerea creșterii exponențiale decât cea pe care am descris-o.
Folosind mouse-ul pentru a completa automat datele
Adesea este necesar să se mărească lista de date deja existentă. Pentru a face acest lucru, o dată este luată și trasă de colțul din dreapta jos cu butonul stâng al mouse-ului. Apare o pictogramă pătrată, unde puteți selecta metoda de umplere.
De exemplu, dacă un contabil folosește o foaie de calcul, opțiunea „zile săptămânii” i se va potrivi. De asemenea, acest articol va fi nevoie de orice alți specialiști care trebuie să facă planuri zilnice, de exemplu, HR.
Și iată o altă opțiune, cum să implementați completarea automată a datelor cu mouse-ul. De exemplu, o companie trebuie să plătească salariile în data de 15 și ultima zi a lunii. Apoi, trebuie să introduceți două date, să le întindeți și să selectați metoda de umplere „pe luni”. Acest lucru se poate face fie făcând clic pe butonul stâng al mouse-ului pe pătratul din colțul din dreapta jos, fie utilizând butonul din dreapta, urmat de un apel automat la meniul contextual.
Important! Al 15-lea rămâne, indiferent de lună, iar ultimul este automat.
Cu butonul din dreapta al mouse-ului puteți regla progresia. De exemplu, faceți o listă cu zilele lucrătoare din acest an, care va fi încă până la 31 decembrie. Dacă utilizați completarea automată cu butonul drept al mouse-ului sau prin meniu, care poate fi accesat prin pătrat, atunci există opțiunea „Umplere instantanee”. Pentru prima dată, dezvoltatorii au furnizat această caracteristică în Excel 2013. Este necesar ca celulele să fie completate după un anumit model. Acest lucru vă va permite să economisiți mult timp.
Concluzii
De fapt, asta-i tot. Completarea automată este o caracteristică foarte utilă care vă ajută să automatizați multe fluxuri de lucru și să faceți predicții bazate pe modele. Nu sunt necesare formule sau calcule suplimentare. Este suficient să apăsați câteva butoane, iar rezultatele vor apărea ca prin magie.