Cum să convertiți fișierele Excel în format CSV

CSV (Valori separate prin virgulă) este un format comun pentru stocarea datelor tabulare (numerice și text) în text simplu. Acest format de fișier este popular și de durată datorită faptului că un număr mare de programe și aplicații înțeleg CSV, cel puțin ca un format de fișier alternativ pentru import/export. Mai mult, formatul CSV permite utilizatorului să caute în fișier și să găsească imediat o problemă cu datele, dacă există, să schimbe delimitatorul CSV, regulile de citare și așa mai departe. Acest lucru este posibil deoarece CSV este un text simplu și chiar și un utilizator nu foarte experimentat îl poate înțelege cu ușurință fără o pregătire specială.

În acest articol, vom afla modalități rapide și eficiente de a exporta date din Excel în CSV și vom afla cum să convertim un fișier Excel în CSV fără a distorsiona toate caracterele speciale și străine. Tehnicile descrise în articol funcționează în toate versiunile de Excel 2013, 2010 și 2007.

• Convertiți datele din Excel în format CSV
• Exportați din Excel în format CSV UTF-8 sau UTF-16
• Alte modalități de conversie din Excel în CSV (păstrând caracterele speciale)

Cum să convertiți fișierul Excel în CSV

Dacă doriți să exportați fișierul Excel într-o altă aplicație, cum ar fi o agendă de adrese Outlook sau o bază de date Access, mai întâi convertiți foaia Excel într-un fișier CSV, apoi importați fișierul . Csv la o altă aplicație. Următorul este un ghid pas cu pas despre cum să exportați un registru de lucru Excel în format CSV folosind instrumentul Excel - „Salvează ca".

1. Într-un registru de lucru Excel, deschideți fila Fișier (Fișier) și faceți clic Salvează ca (Salvează ca). În plus, caseta de dialog Salvarea unui document (Salvare ca) poate fi deschis prin apăsarea tastei F12.
2. În Tip fișier (Salvare ca tip) selectați CSV (separate prin virgule) (CSV (delimitat prin virgulă)).Pe lângă CSV (delimitat prin virgulă), sunt disponibile alte câteva opțiuni de format CSV:
   • CSV (separate prin virgule) (CSV (delimitat prin virgulă)). Acest format stochează datele Excel ca fișier text delimitat prin virgulă și poate fi folosit într-o altă aplicație Windows și într-o versiune diferită a sistemului de operare Windows.
   • CSV (Macintosh). Acest format salvează un registru de lucru Excel ca fișier delimitat prin virgulă pentru a fi utilizat pe sistemul de operare Mac.
   • CSV (MS DOS). Salvează un registru de lucru Excel ca fișier delimitat prin virgulă pentru a fi utilizat în sistemul de operare MS-DOS.
   • Text Unicode (Text Unicode (*txt)). Acest standard este acceptat de aproape toate sistemele de operare existente, inclusiv Windows, Macintosh, Linux și Solaris Unix. Acceptă personaje din aproape toate limbile moderne și chiar din unele limbi antice. Prin urmare, dacă un registru de lucru Excel conține date în limbi străine, vă recomand să îl salvați mai întâi în format Text Unicode (Text Unicode (*txt)), apoi convertiți în CSV așa cum este descris mai târziu în Export din Excel în format CSV UTF-8 sau UTF-16.

Notă: Toate formatele menționate salvează doar foaia Excel activă.

3. Selectați un folder pentru a salva fișierul CSV și faceți clic Economisiți (Salvare).După apăsare Economisiți (Salvare) vor apărea două casete de dialog. Nu vă faceți griji, aceste mesaje nu indică o eroare, așa ar trebui să fie.
4. Prima casetă de dialog vă amintește că Doar foaia curentă poate fi salvată în fișierul de tipul selectat (Tipul de fișier selectat nu acceptă registre de lucru care conțin mai multe foi). Pentru a salva numai foaia curentă, trebuie doar să apăsați OK.Dacă doriți să salvați toate foile cărții, faceți clic anulare (Anulați) și salvați toate foile cărții individual cu numele de fișiere adecvate sau puteți alege să salvați un alt tip de fișier care acceptă mai multe pagini.
5. După ce faceți clic OK în prima casetă de dialog va apărea o a doua, avertizând că unele funcții vor deveni indisponibile deoarece nu sunt acceptate de formatul CSV. Așa ar trebui să fie, așa că doar faceți clic Da (Da).

Acesta este modul în care o foaie de lucru Excel poate fi salvată ca fișier CSV. Rapid și ușor și aproape că nu pot apărea dificultăți aici.

Exportați din Excel în CSV cu codificare UTF-8 sau UTF-16

Dacă foaia Excel conține caractere speciale sau străine (tilde, accent și altele asemenea) sau hieroglife, atunci conversia foii Excel în CSV în modul descris mai sus nu va funcționa.

Ideea este că echipa Salvează ca > CSV (Salvare ca > CSV) va altera toate caracterele, cu excepția ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Și dacă există ghilimele duble sau liniuțele lungi pe foaia Excel (transferate în Excel, de exemplu, dintr-un document Word la copierea/lipirea textului) – astfel de caractere vor fi și ele mărunțite.

Soluție ușoară – Salvați foaia Excel ca fișier text Unicode(.txt), apoi convertiți-l în CSV. În acest fel, toate caracterele non-ASCII vor rămâne intacte.

Înainte de a trece mai departe, permiteți-mi să explic pe scurt principalele diferențe dintre codificările UTF-8 și UTF-16, astfel încât în ​​fiecare caz individual să puteți alege formatul potrivit:

• UTF-8 este o codificare mai compactă care utilizează 1 până la 4 octeți pentru fiecare caracter. Cel mai adesea se recomandă utilizarea acestui format atunci când în fișier predomină caracterele ASCII, deoarece majoritatea acestor caractere necesită 1 octet de memorie. Un alt avantaj este că codarea unui fișier UTF-8 care conține doar caractere ASCII nu va diferi în niciun fel de același fișier ASCII.
• UTF-16 folosește 2 până la 4 octeți pentru a stoca fiecare caracter. Vă rugăm să rețineți că nu în toate cazurile un fișier UTF-16 necesită mai mult spațiu de memorie decât un fișier UTF-8. De exemplu, caracterele japoneze ocupă 3 până la 4 octeți în UTF-8 și 2 până la 4 octeți în UTF-16. Astfel, este logic să folosiți UTF-16 dacă datele conțin caractere asiatice, inclusiv japoneze, chineze și coreene. Principalul dezavantaj al acestei codificări este că nu este pe deplin compatibil cu fișierele ASCII și necesită programe speciale pentru a afișa astfel de fișiere. Țineți cont de acest lucru dacă intenționați să importați fișierele rezultate din Excel în altă parte.

Cum să convertiți fișierul Excel în CSV UTF-8

Să presupunem că avem o foaie Excel cu caractere străine, în exemplul nostru sunt nume japoneze.

Pentru a exporta această foaie Excel într-un fișier CSV, păstrând toate hieroglifele, vom face următoarele:

1. În Excel, deschideți fila Fișier (Fișier) și faceți clic Salvează ca (Salvează ca).
2. Introduceți numele fișierului în câmp Tip fișier (Salvare ca tip) selectați Text Unicode (Unicode Text (*.txt)) și faceți clic Economisiți (Salva).
3. Deschideți fișierul creat în orice editor de text standard, cum ar fi Notepad.

Notă: Nu toate editorii de text simple acceptă pe deplin caracterele Unicode, așa că unele pot apărea dreptunghiuri. În cele mai multe cazuri, acest lucru nu va afecta în niciun fel fișierul final și puteți pur și simplu să-l ignorați sau să alegeți un editor mai avansat, cum ar fi Notepad++.

4. Deoarece fișierul text Unicode folosește caracterul tabulator ca delimitatori și dorim să-l convertim în CSV (delimitat prin virgulă), trebuie să înlocuim caracterele tabulatoare cu virgule.

Notă: Dacă nu există o nevoie strictă de a obține un fișier cu delimitatori de virgulă, dar aveți nevoie de orice fișier CSV pe care Excel îl poate înțelege, atunci acest pas poate fi omis, deoarece Microsoft Excel înțelege perfect fișierele cu un delimitator - tabulare.

4. Dacă mai aveți nevoie de un fișier CSV (separat prin virgule), atunci faceți următoarele în Notepad:
   • Selectați caracterul tabulator, faceți clic dreapta pe el și, în meniul contextual, faceți clic Copiați (Copiați) sau doar faceți clic Ctrl + Cdupă cum se arată în figura de mai jos.
   • Anunturi Ctrl + Hpentru a deschide caseta de dialog Substitui (Înlocuiți) și inserați caracterul tabulator copiat în câmp Că (Gaseste ce). În acest caz, cursorul se va deplasa la dreapta - asta înseamnă că este inserat un caracter de tabulație. În câmp Decât (Înlocuiți cu) introduceți o virgulă și apăsați Înlocuiește-le pe toate (Înlocuiește-le pe toate).

   În Notepad, rezultatul va fi cam așa:

   

5. Clic Fișier > Salvează ca (Fișier > Salvare ca), introduceți un nume pentru fișier și în lista derulantă codificare (Codificare) selectați UTF-8… Apoi apăsați butonul Economisiți (Salva).
6. Lansați Windows Explorer și schimbați extensia fișierului de la .TXT on . Csv.Schimbați extensia diferit .TXT on . Csv O poți face direct în Notepad. Pentru a face acest lucru, în caseta de dialog Salvează ca (Salvează ca) în câmp Tip fișier (Salvare ca tip) selectați o opțiune Toate fișierele (Toate fișierele) și adăugați „.csv” la numele fișierului în câmpul corespunzător, așa cum se arată în figura de mai jos.
7. Deschideți fișierul CSV în Excel, pentru aceasta, pe filă Fișier (Filet) framanta Operatii Deschise > Fișiere text (Deschide > Fișiere text) și verifică dacă datele sunt ok.

Notă: Dacă fișierul dvs. este destinat să fie utilizat în afara Excel și formatul UTF-8 este o cerință, atunci nu faceți nicio modificare a foii și nu o salvați din nou în Excel, deoarece acest lucru poate duce la probleme la citirea codificării. Dacă o parte a datelor nu este afișată în Excel, deschideți același fișier în Notepad și corectați datele din acesta. Nu uitați să salvați din nou fișierul în format UTF-8.

Cum să convertiți fișierul Excel în CSV UTF-16

Exportul într-un fișier CSV UTF-16 este mult mai rapid și mai ușor decât exportul în UTF-8. Faptul este că Excel aplică automat formatul UTF-16 atunci când salvați fișierul ca Text Unicode (Text Unicode).

Pentru a face acest lucru, salvați fișierul folosind instrumentul Salvează ca (Salvați ca) în Excel și apoi în Windows Explorer, schimbați extensia fișierului creat în . Csv. Terminat!

Dacă aveți nevoie de un fișier CSV cu un punct și virgulă sau punct și virgulă ca delimitator, înlocuiți toate caracterele tabulatorului cu virgule sau, respectiv, punct și virgulă în Notepad sau în orice alt editor de text la alegere (consultați mai devreme în acest articol pentru instrucțiuni detaliate despre cum să faceți acest lucru).

Alte moduri de a converti fișierele Excel în CSV

Metodele descrise mai sus pentru exportul datelor din Excel în CSV (UTF-8 și UTF-16) sunt universale, adică potrivite pentru lucrul cu orice caractere speciale și în orice versiune de Excel din 2003 până în 2013.

Există multe alte modalități de a converti datele din Excel în format CSV. Spre deosebire de soluțiile prezentate mai sus, aceste metode nu vor avea ca rezultat un fișier pur UTF-8 (acest lucru nu se aplică OpenOffice, care poate exporta fișiere Excel în mai multe opțiuni de codare UTF). Dar, în majoritatea cazurilor, fișierul rezultat va conține setul de caractere corect, care poate fi apoi convertit fără durere în format UTF-8 folosind orice editor de text.

Convertiți fișierul Excel în CSV utilizând Foi de calcul Google

După cum se dovedește, este foarte ușor să convertiți un fișier Excel în CSV folosind Foi de calcul Google. Cu condiția ca Google Drive să fie deja instalat pe computer, urmați acești 5 pași simpli:

1. În Google Drive faceți clic pe butonul Crea (Creați) și selectați Tabel (Foaie de calcul).
2. În meniu Fișier (Filet) framanta Import (Import).
3. Clic Descarcă (Încărcați) și selectați fișierul Excel de încărcat de pe computer.
4. În caseta de dialog drăcușorfisier ort (Importați fișierul) selectați Înlocuiți masa (Înlocuiți foaia de calcul) și faceți clic Import (Import).

Sfat: Dacă fișierul Excel este relativ mic, atunci, pentru a economisi timp, puteți transfera date de pe acesta într-o foaie de calcul Google utilizând copy/paste.

5. În meniu Fișier (Filet) framanta Descărcați ca (Descărcați ca), selectați tipul fișierului CSV – fișierul va fi salvat pe computer.

În cele din urmă, deschideți fișierul CSV generat în orice editor de text pentru a vă asigura că toate caracterele sunt salvate corect. Din păcate, fișierele CSV create astfel nu se afișează întotdeauna corect în Excel.

Salvați fișierul .xlsx ca .xls și apoi convertiți-l în fișierul CSV

Această metodă nu necesită comentarii suplimentare, deoarece totul este deja clar din nume.

Am gasit aceasta solutie pe unul din forumurile dedicate Excel, nu mai tin minte care. Sincer să fiu, nu am folosit niciodată această metodă, dar, potrivit multor utilizatori, unele caractere speciale se pierd la salvarea directă din . Xlsx в . Csv, dar rămâne dacă mai întâi . Xlsx salva ca . Xls, și apoi like . Csv, așa cum am făcut la începutul acestui articol.

Oricum, încercați această metodă de a crea fișiere CSV din Excel pentru dvs., iar dacă funcționează, va fi o economie bună de timp.

Salvarea unui fișier Excel ca CSV folosind OpenOffice

OpenOffice este o suită de aplicații open source care include o aplicație pentru foi de calcul care face o treabă excelentă în exportarea datelor din Excel în format CSV. De fapt, această aplicație vă oferă acces la mai multe opțiuni atunci când convertiți foi de calcul în fișiere CSV (codare, delimitare și așa mai departe) decât Excel și Foi de calcul Google împreună.

Doar deschideți fișierul Excel în OpenOffice Calc, faceți clic Fișier > Salvează ca (Fișier > Salvare ca) și selectați tipul de fișier text CSV (Text CSV).

Următorul pas este selectarea valorilor parametrilor codificare (Seturi de caractere) и Separator de câmpuri (Delimitator de câmp). Desigur, dacă dorim să creăm un fișier CSV UTF-8 cu virgule ca delimitatori, atunci selectați UTF-8 și introduceți o virgulă (,) în câmpurile corespunzătoare. Parametru Separator de text (Delimitator de text) este de obicei lăsat neschimbat – ghilimele (“). Faceți clic pe următorul OK.

În același mod, pentru o conversie rapidă și nedureroasă din Excel în CSV, puteți folosi o altă aplicație – LibreOffice. De acord, ar fi grozav dacă Microsoft Excel ar oferi posibilitatea de a ajusta și setările la crearea fișierelor CSV.

În acest articol, am vorbit despre metodele pe care le cunosc despre conversia fișierelor Excel în CSV. Dacă cunoașteți metode mai eficiente de export din Excel în CSV, vă rugăm să ne spuneți despre asta în comentarii. Vă mulțumim pentru atenție!