Importați date din OneDrive și SharePoint în Power Query / BI

Dacă dvs. sau compania dvs. stocați date în cloud-ul OneDrive sau într-un portal al companiei SharePoint, conectarea directă la acesta folosind Power Query în Excel sau din Power BI poate fi surprinzător de provocatoare.

Când m-am confruntat odată cu o problemă similară, am fost surprins să constat că nu există modalități „legale” de a o rezolva. Din anumite motive, lista surselor de date disponibile în Excel și chiar în Power BI (unde setul de conectori este în mod tradițional mai larg) din anumite motive nu include posibilitatea de a se conecta la fișiere și foldere OneDrive.

Așadar, toate opțiunile oferite mai jos sunt, într-o măsură sau alta, „cârje” care necesită o „terminare cu pilă” mică, dar manuală. Dar aceste cârje au un mare plus – funcționează 🙂

Care este problema?

O scurtă introducere pentru cei care a petrecut ultimii 20 de ani în comă nu in subiect.

OneDrive este un serviciu de stocare în cloud de la Microsoft care vine în mai multe variante:

• OneDrive Personal – pentru utilizatorii obișnuiți (non-corporate). Vă oferă 5 GB gratuit + spațiu suplimentar pentru o mică taxă lunară.
• OneDrive for Business – o opțiune pentru utilizatorii corporativi și abonații Office 365 cu un volum disponibil mult mai mare (de la 1TB sau mai mult) și caracteristici suplimentare precum stocarea versiunilor etc.

Un caz special al OneDrive for Business este stocarea datelor pe un portal corporativ SharePoint – în acest scenariu, OneDrive este, de fapt, una dintre bibliotecile SharePoint'a.

Fișierele pot fi accesate fie prin interfața web (site-ul https://onedrive.live.com sau site-ul corporativ SharePoint), fie prin sincronizarea folderelor selectate cu computerul dvs.:

De obicei, aceste foldere sunt stocate în profilul utilizatorului de pe unitatea C – calea către ele arată ceva asemănător C: UtilizatoriNume de utilizatorOneDrive). Un program special monitorizează relevanța fișierelor și sincronizarea tuturor modificărilor - АOneDrive domnule (nor albastru sau gri în colțul din dreapta jos al ecranului):

Și acum principalul lucru.

Dacă trebuie să încărcăm date din OneDrive în Excel (prin Power Query) sau în Power BI, atunci bineînțeles că putem specifica fișiere și foldere locale pentru a fi sincronizate ca sursă în mod obișnuit prin Obține date – Din fișier – Din carte / Din folder (Obține date - Din fișier - Din registru de lucru / folder)dar nu va fi o legătură directă către cloud-ul OneDrive.

Adică, în viitor, atunci când schimbăm, de exemplu, fișierele din cloud de către alți utilizatori, noi trebuie să se sincronizeze mai întâi (asta se întâmplă mult timp și nu este întotdeauna convenabil) și numai apoi actualizați interogarea noastră Power Query sau model în Power BI.

În mod firesc, apare întrebarea: cum se importă datele direct din OneDrive/SharePoint, astfel încât datele să fie încărcate direct din cloud?

Opțiunea 1: Conectați-vă la o carte din OneDrive for Business sau SharePoint

1. Deschidem cartea în Excel - o copie locală din folderul OneDrive sincronizat ca fișier obișnuit. Sau deschideți mai întâi site-ul în Excel Online, apoi faceți clic pe butonul Deschideți în Excel (Deschide în Excel).
2. Mergi la pagina Fișier – Detalii (Informații despre fișier)
3. Copiați calea cloud în carte cu butonul copiați calea (Copiere calea) in titlu:

   

4. Într-un alt fișier Excel sau în Power BI, unde doriți să completați datele, selectați comenzile Obțineți date – de pe Internet (Obțineți date - de pe web) și lipiți calea copiată în câmpul de adresă.
5. Ștergeți la sfârșitul căii ?web=1 și faceți clic pe OK:

   

6. În fereastra care apare, selectați metoda de autorizare Contul organizației (Contul organizației) și faceți clic pe buton Autentificare (Autentificare):

   

   Introduceți parola noastră de conectare de lucru sau selectați un cont corporativ din lista care apare. Dacă faci totul bine, atunci inscripția Autentificare ar trebui să se schimbe în Conectați-vă ca alt utilizator (Conectează-te cu alt cont de utilizator).
   

7. Faceți clic pe buton conexiune (Conectați).
   

Apoi totul este la fel ca la importul obișnuit al unei cărți – selectăm foile necesare, tabele inteligente pentru import etc.

Opțiunea 2: Conectați-vă la un fișier din OneDrive Personal

Pentru a vă conecta la o carte într-un cloud personal (non-corporat) OneDrive, abordarea va fi diferită:

1. Deschidem conținutul folderului dorit de pe site-ul OneDrive și găsim fișierul importat.
2. Faceți clic dreapta pe el și selectați comanda Introducere (Încorporare) sau selectați fișierul și selectați o comandă similară în meniul de sus:

   

3. În panoul care apare în dreapta, faceți clic pe butonul Crea și copiați codul generat:

   

4.  Lipiți codul copiat în Notepad și „terminați cu un fișier”:
   
   • Eliminați totul, cu excepția linkului dintre ghilimele
     
   • Șterge blocul cid=XXXXXXXXXXXX&
   • Cuvânt înlocuibil încastra on Descarca
   Drept urmare, codul sursă ar trebui să arate astfel:

   

5. Apoi totul este la fel ca în metoda anterioară. Într-un alt fișier Excel sau în Power BI, unde doriți să completați datele, selectați comenzile Obțineți date – de pe Internet (Obțineți date - de pe web), inserați calea editată în câmpul de adresă și faceți clic pe OK.
6. Când apare fereastra de autorizare, selectați opțiunea ferestre din și, dacă este necesar, introduceți parola de conectare din OneDrive.
   

Opțiunea 3: importați conținutul unui întreg folder din OneDrive for Business

Dacă trebuie să completați în Power Query sau Power BI conținutul nu a unui fișier, ci a unui întreg folder simultan (de exemplu, cu rapoarte), atunci abordarea va fi puțin mai simplă:

1. În Explorer, faceți clic dreapta pe folderul sincronizat local care ne interesează în OneDrive și selectați Vizualizare pe site (Vezi online).
2. În bara de adrese a browserului, copiați partea inițială a adresei – până la cuvânt / _layouts:

   

3. În registrul de lucru Excel în care doriți să încărcați datele sau în raportul Power BI Desktop, selectați comenzile Obțineți date – Din fișier – Din folderul SharePoint (Obține date — Din fișier — Din folderul SharePoint):

   

   Apoi lipiți fragmentul de cale copiat în câmpul de adresă și faceți clic OK:

   

   Dacă apare o fereastră de autorizare, atunci selectați tipul cont Microsoft (Cont Microsoft), faceți clic pe butonul Autentificare (Autentificare), iar apoi, după o conectare cu succes, pe butonul conexiune (Conectați):

   

4. După aceea, toate fișierele din SharePoint sunt solicitate și descărcate și apare o fereastră de previzualizare, unde puteți face clic în siguranță pe Convertiți datele (Transformare date).
   
5. Editarea ulterioară a listei tuturor fișierelor și îmbinarea acestora are loc deja în Power Query sau în Power BI în mod standard. Pentru a restrânge cercul de căutare numai la folderul de care avem nevoie, puteți folosi filtrul după coloană Calea folderului (1) și apoi extindeți întregul conținut al fișierelor găsite folosind butonul din coloană Conţinut (2):

   

• Asamblarea tabelelor din diferite fișiere folosind Power Query
• Ce este Power Query, Power Pivot, Power BI și cum vă pot ajuta
• Colectarea datelor din toate foile cărții într-un singur tabel