Cuprins
Managementul timpului «Cu munca pe care o am și sunt prins într-o întâlnire inutilă»
Economistul Pilar Lloret explică în „întâlniri de 30 de minute” cum să optimizăm la maxim aceste numiri de lucru
Dacă atunci când sunteți anunțat de o nouă întâlnire la locul de muncă, pufniți cu neglijență și resemnare, ceva nu este în regulă. Aceste numiri de lucru ar trebui să fie instrumente pentru a ne îmbunătăți munca profesională și, de multe ori, ajung să fie doar o pierdere de timp.
Această situație - mult mai comună decât pare - a fost cea care l-a motivat pe economist Pilar Lloret, specializat în afaceri și analiza riscurilor, pentru a scrie «Întâlniri de 30 de minute», o carte în care, prin orientări și sfaturi clare, propune o modalitate de a spori eficiența acestor întâlniri, îndeplinindu-și astfel obiectivul.
Am vorbit cu autorul și i-am cerut cheile pentru a nu mai pierde timpul și pentru a profita la maximum de întâlnirile la care suntem obligați să participăm:
De ce este atât de importantă organizarea atunci când planificați o întâlnire?
Dacă nu avem o bună planificare și organizare, obiectivele nu vor fi clare, nici punctele de discutat, nici timpul disponibil ... Prin urmare, vom durata necontrolată și nu vom îndeplini așteptările participanților. S-ar putea să ne frustrăm și va fi o pierdere a timpului tuturor.
Ce efecte negative poate avea o întâlnire slab planificată și în care scopul dorit nu este atins?
Pe lângă costul din punct de vedere economic, participarea la ședințe slab planificate și în care după 90, 60 sau 30 de minute nu se ajunge la o concluzie generează o percepție negativă și descurajare în rândul participanților. Și dacă această situație continuă, este ușor ca în timp să ne stresăm gândindu-ne „cu slujba pe care o am și trebuie să particip la o întâlnire inutilă”.
De asemenea, are un efect negativ asupra părerii participanților față de organizator, care în majoritatea cazurilor este de obicei un șef.
De ce este 30 de minute timpul optim pentru durata unei întâlniri?
30 de minute este provocarea pe care o pun în carte pe baza experienței mele în organizarea întâlnirilor care funcționează. Evident sunt întâlniri care vor avea nevoie de mai mult timp, altele în care obiectivul dvs. poate fi realizat chiar și în mai puțin, și bineînțeles că, uneori, cele 30 sau chiar 60 de minute ale întâlnirii pot fi înlocuite cu un apel sau un e-mail, de exemplu.
Cum funcționează figura factorului de decizie despre care vorbiți în carte?
Când vorbim despre participanții la o întâlnire de 30 de minute, trebuie să fie clar că numărul ideal nu trebuie să depășească maximum cinci persoane. Și alegerea ta trebuie să fie cea potrivită. Putem distinge cifrele moderatorului, coordonatorului, secretarului (pot fi aceeași persoană) și participanților. În principiu, luarea deciziilor într-o ședință de 30 de minute și maximum cinci persoane este consensuală și nu ar trebui să genereze conflicte.
Cum ar trebui să organizăm o întâlnire pentru a o face cât mai eficientă posibil?
Putem rezuma în cinci puncte cum să organizăm întâlnirea după cum urmează. Primul ar fi definiți obiectivul și rezultatul dorit al întâlnirii. Al doilea, alegeți participanții potriviți. Al treilea este planificați întâlnirea; Printre altele, întocmește agenda, alege locul, ora de începere și durata și trimite-o împreună cu documentele cheie ale ședinței celor interesați cu suficient timp pentru a o putea pregăti.
În al patrulea rând, trebuie să ținem cont de proiectarea structurii dintre întâlniri, adică regulile de funcționare și, bineînțeles, modul în care cele 30 de minute care durează întâlnirea sunt structurate după conținut. În cele din urmă, este important să faceți un urmărirea întâlnirii. Asigurați-vă că toți participanții sunt la curent cu acordurile luate și, în cazul în care trebuie să se efectueze orice acțiune de urmărire, care sunt sarcinile atribuite fiecăruia și timpul de execuție