Convertiți CSV în Excel ca tabel

Conținutul bazelor de date este de obicei extras ca fișier .csv. Cu toate acestea, este doar un fișier text, nu foarte ușor de citit. Pentru a lucra cu conținutul bazei de date, este necesar să o prezentați într-un format diferit - adesea foile Excel sunt cele mai convenabile. Despre ce metode există pentru a face acest lucru, care dintre ele este mai bună și ce erori există la transferul datelor, vor fi discutate în acest articol.

Cum să convertiți CSV în format Excel

Există diferite moduri prin care un document CSV descărcat dintr-o bază de date poate fi transferat în Excel. Vom discuta trei dintre ele:

1. Deschidere directă în Excel.
2. Deschidere prin Windows Explorer.
3. Importați documentul cu modificarea formatului.

Deschiderea unui document CSV în Excel

Excel poate deschide documente .csv direct fără conversie. Formatul nu se schimbă după deschidere în acest fel, extensia .csv este salvată – deși extensia poate fi schimbată după editare.

1. Lansați Excel, faceți clic pe „Fișier", Apoi"Operatii Deschise“.
2. În fereastra care apare, selectați opțiunea „Fișiere textdin lista extinsă.

3. Găsiți documentul de care aveți nevoie și faceți dublu clic pe el.

Documentele .csv se deschid imediat în Excel, fără manipulări suplimentare. Dar fișierele .txt vor necesita conversie – va apărea o fereastră „Experti pentru importarea textului“.

Există cazuri când este mai bine să nu deschideți direct documentul, ci să sunați Maestru. Această abordare este justificată în următoarele cazuri:

• caracterul de separare utilizat în document este nestandard sau există mai multe varietăți ale acestora;
• documentul conține date în diferite formate;
• convertiți numere care încep cu zero și doriți să le păstrați așa;
• înainte de a transfera date, doriți să vedeți cum va arăta rezultatul final;
• în general, doriți mai multă portabilitate.

Maestru va începe dacă modificați extensia documentului la .txt. De asemenea, puteți începe să importați un fișier diferit, despre care va fi discutat mai târziu, după ce ați descris a doua metodă de deschidere.

Dacă faceți modificări documentului după ce îl deschideți, Excel vă va solicita să îl salvați ca .xls (sau .xlsx), deoarece, altfel, o parte din formatare se va pierde. Atunci va exista întotdeauna posibilitatea de a schimba formatul înapoi, cu toate acestea, o altă parte a conținutului se poate pierde – zerourile pot dispărea la începutul numerelor, unele dintre înregistrări își pot schimba aspectul.

Deschiderea unui document CSV prin Windows Explorer

Această cale nu este fundamental diferită de cea anterioară. Pentru a deschide un document, faceți dublu clic pe el în Windows Explorer.

Înainte de deschidere, asigurați-vă că lângă numele documentului există o pictogramă pentru programul Excel și nu pentru alta - aceasta înseamnă că Excel este selectat ca program care ar trebui să deschidă astfel de fișiere. În caz contrar, se va deschide un alt program. Îl poți schimba în Excel astfel:

1. Apelați meniul contextual făcând clic dreapta pe orice fișier .csv și aplicați Deschideți cu... > Selectați programul.
2. selecta Excel (desktop) of Programe recomandate, desemnați-l ca program care ar trebui utilizat întotdeauna pentru astfel de fișiere (bifați caseta de mai jos) și închideți fereastra apăsând OK.

Importă CSV în Excel

De asemenea, este posibil să transformați documentul deschis într-un registru de lucru Excel. Formatul se va schimba în .xls pentru versiunile anterioare de Excel (2000, 2003) și .xlsx pentru toate celelalte. Tot conținutul va fi afișat pe o singură foaie.

1. Faceți clic pe celula din foaia unde ar trebui să înceapă importul. Aceasta este de obicei prima celulă din tabel, A1. Pornind de la acesta, se vor completa atâtea rânduri câte rânduri există în fișierul deschis și atâtea coloane câte valori există în fiecare coloană.
2. În fila „Date" într-un grup "Obținerea datelor externe” Selectați "Din text”.

3. În fereastra care apare, găsiți documentul necesar și faceți dublu clic pe el (puteți folosi și butonul Import în partea de jos a ferestrei).

4. În continuare, trebuie să urmați instrucțiunile pas cu pas ale deschis Experti pentru importarea textului.

Imaginea de mai jos prezintă documentul original și rezultatul așteptat. Pentru ca totul să arate exact așa după import, trebuie să aplicați diverse setări, care vor fi discutate mai târziu.

Etapa 1. Expertul vă va solicita să selectați un tip de fișier – după cum ați putea ghici, va fi”cu separatoare" (în limba engleză - delimitat), și linia de la care va începe transferul de conținut - cel mai probabil, trebuie să începeți cu termeni 1dacă nu doriți să transferați doar o parte din conținut. Fereastra de mai jos va afișa primele rânduri din documentul selectat.

Etapa 2. Acum trebuie să înțelegeți care dintre ele este folosită separator (pot fi mai multe) în fișier și specificați acest caracter în masterat. Are opțiuni de selectare dintre delimitatorii standard, dar dacă în document este utilizat un caracter atipic, puteți alege Altele și introduceți caracterul dorit. În fișierul folosit pentru demonstrație, delimitatorii sunt − virgulă и Tab. Virgulele separă celulele cu caracteristicile produsului, cum ar fi numărul de serie și numărul de copii vândute, iar filele separă un produs de altul – informațiile despre fiecare trebuie să înceapă pe o linie nouă.

De asemenea, este necesar să se definească și să se precizeze delimitator de text. Acesta este un caracter plasat înainte și după fiecare fragment de text care trebuie să fie situat într-o singură celulă. Datorită delimitatorului, fiecare astfel de segment este perceput ca o valoare separată, chiar dacă în interiorul acestuia există caractere alese pentru a separa valorile. În documentul nostru, fiecare valoare este încadrată cu ghilimele – prin urmare, chiar dacă conține o virgulă (de exemplu, „începând, apoi continuă”), tot textul său va fi plasat într-o singură celulă, și nu în două consecutive.

Pasul 3. Aici este suficient să te uiți la previzualizare și, dacă nu arată niciun defecte inacceptabile, dă clic finalizarea. Se poate întâmpla ca unele dintre valori să fie separate nu de un separator, ci de mai multe, ca urmare, celulele fără valori vor apărea între ele. Pentru a preveni acest lucru, bifați caseta de selectare Tratați delimitatorii consecutivi ca unul singur.

5. Selectați calea de destinație (poate fi o foaie nouă sau o foaie existentă) și faceți clic OKpentru a finaliza procesul de import.

De asemenea, puteți da clic pe materiale — există și alte posibilități. De exemplu, puteți formata conținutul, puteți personaliza marcajul și modul în care informațiile sunt actualizate.

Uneori, rezultatul conversiei este departe de a fi așteptat. Cum poate fi modificat acest rezultat va fi discutat în următoarea secțiune a articolului.

Probleme în timpul conversiei și soluțiile acestora

De tot timpul în care formatul CSV a existat, nimeni nu s-a obosit să-l documenteze oficial. Prin urmare, deși se presupune că virgulele ar trebui folosite pentru a separa valorile, de fapt, diferite baze de date folosesc separatori diferiți - punct și virgulă, tab-uri și altele.

Delimitatorii de text pot varia, de asemenea, – cel mai adesea sunt fie ghilimele, fie un semn de ordine a octetilor. Este posibil să nu existe deloc delimitatori – atunci caracterul folosit ca separator este întotdeauna perceput ca atare (atunci, de obicei, nu este virgulă – este folosit prea des în text – ci un caracter diferit, mai puțin obișnuit).

Este posibil ca fișierele non-standard să nu se deschidă corect – pentru ca acestea să fie afișate așa cum ar trebui, trebuie să modificați setările computerului sau programul de deschidere. Să vedem ce dificultăți există și ce soluții există pentru ele.

Fișierul nu se deschide corect

Dovadă. Întregul conținut al documentului este plasat în prima coloană.

Provoca. Documentul folosește un caracter ca delimitator care nu este desemnat ca atare în setările computerului sau este rezervat pentru o altă funcție. De exemplu, o virgulă poate fi rezervată pentru a separa părți zecimale ale unui număr și, prin urmare, nu poate separa valorile într-un fișier.

soluţii. Există diferite moduri de a rezolva această problemă:

1. Schimbați caracterul de separare din documentul în sine. Deschideți-l în Notepad sau într-un editor similar și în linia inițială (gol, toate datele ar trebui să fie în rândurile de mai jos), introduceți următorul text:

• pentru a schimba separatorul într-o virgulă: sep
• pentru a schimba la punct și virgulă: sep=;

Un alt personaj scris după sep = în linia inițială, va deveni și un delimitator.

2. Caracterul separator utilizat în fișier poate fi specificat și în Excel. În versiunile 2016, 2013 sau 2010, pentru aceasta trebuie să deschideți fila Date și alegeți „Text pe coloane” într-un grup "Lucrul cu date”.

Aceasta va deschide fereastra „Vrăjitori pentru distribuirea textului în coloane”. Acolo, dintre formatele de date propuse, trebuie să le alegeți pe cele cu separatoare. Apoi trebuie să apăsați Pagina Următoare → și, după alegerea unui delimitator, finalizarea.

3. Pentru a deschide automat un document cu Import Wizard, și nu doar într-o foaie Excel, extensia poate fi schimbată de la .csv la .txt. LA masterat este posibil să specificați orice caracter ca separator – cum să faceți acest lucru, a explicat articolul mai devreme.
4. Folosiți VBA. Puteți utiliza, de exemplu, – este potrivit pentru Excel 2000 sau 2003. Codul poate fi schimbat astfel încât să fie potrivit pentru alte versiuni.

Soluțiile prezentate mai sus sunt concepute pentru documente individuale, ale căror setări diferă de cele obișnuite. Aceste secvențe de acțiuni vor trebui aplicate pentru fiecare fișier care nu se deschide corect. Dacă majoritatea documentelor nu se deschid corect, poate cea mai bună soluție este schimbarea setărilor computerului - acest lucru este discutat în a cincea soluție.

5. Schimbați separatorul și punctul zecimal în setările computerului

В Panou de control, apelat prin buton acasă, Selectați "Opțiuni suplimentare” din lista "Standarde regionale”. După ce faceți clic, va apărea o fereastrăSetare format” – în ea puteți selecta „Separator de liste” și separatorul părților întregi și fracționale ale numărului. Dacă fișierele necesită o virgulă ca delimitator, mai întâi setați punctul ca punct zecimal. Se poate dovedi a fi invers – aveți nevoie de un punct și virgulă ca caracter separator. Apoi, pentru fracții, puteți lăsa orice semn, acest lucru nu va provoca un conflict.

Când toate setările sunt finalizate, faceți clic OK pe ambele ferestre deschise – se vor închide și modificările vor fi salvate. Rețineți că acum funcționează pentru toate programele de pe computer.

Eliminați zerourile de început

Semna. Unele dintre valorile din documentul sursă sunt numere care încep cu zerouri care nu sunt separate printr-un semn de fracțiune (de exemplu, cifruri și coduri cu un număr fix de cifre, date de conectare și parole, citiri ale contorului și instrumentelor). În Excel, zerourile de la începutul unor astfel de numere dispar. Dacă editați fișierul și apoi îl salvați ca registru de lucru Excel, nu va mai fi posibil să găsiți în acest registru de lucru unde erau acele numere cu zerouri.

Provoca. Excel are formate separate pentru text și numere. În fișierele text, nu există o astfel de separare și, prin urmare, Excel atribuie formatul General tuturor valorilor. Înseamnă că textul este afișat ca text, iar numerele fără caractere alfabetice sunt afișate ca un număr care nu poate începe cu zerouri.

Soluţie. Schimbați extensia în .txt pentru a activa Expertul de importare când deschideți documentul. Când ajungeți la Pasul 3, schimbați formatul coloanelor cu numere care încep cu zerouri în text.

Unele dintre valori arată ca date

Semna. Datele afișează valori care sunt inițial text simplu sau numere.

Provoca. Formatul general presupune transformarea valorilor în date care seamănă cu cele pentru Excel. Dacă documentul CSV conține o singură valoare, cum ar fi may12, apoi în foaia Excel va fi afișat ca dată.

Soluţie. Similar cu cel din cazul precedent. Schimbați extensia în .txt, în masterat modificați formatul valorilor convertite în date în text.

Dacă, dimpotrivă, doriți să afișați conținutul unei anumite coloane ca date, setați formatul pentru aceasta data. Există mai multe tipuri de format de dată, așa că selectați-l pe cel de care aveți nevoie din listă.

Cum să importați mai multe fișiere CSV în Excel

Excel poate deschide mai multe fișiere CSV simultan.

1. Anunturi Fișier> Deschidere și selectați opțiunea Fișiere text din lista derulantă de mai jos.
2. Pentru a selecta mai multe fișiere unul lângă altul, mai întâi selectați primul, apoi faceți clic Schimba și faceți clic pe ultimul. Pe lângă fișierele selectate, vor fi selectate toate fișierele dintre acestea.
3. Clic Operatii Deschise.

Dezavantajul acestei metode este că fiecare fișier selectat va fi deschis separat în Excel. Trecerea de la un document la altul poate crește costurile de timp. Cu toate acestea, este apoi posibil să copiați conținutul tuturor în foi din același registru de lucru.

Explicația a fost lungă, însă, acum veți putea deschide orice fișier CSV în Excel fără prea multe dificultăți. Dacă ceva pare de neînțeles la prima vedere, trebuie doar să urmezi pașii indicați și totul va deveni clar.