La Distanță la Universitatea de Psihologie Practică, lucrăm la diverse metode de autoorganizare și îmbunătățire a eficienței. Inclusiv modul de stabilire a priorităților în mod corespunzător.
De ce să prioritizezi.
Primul motiv este evident: să faci mai întâi cele mai importante lucruri. Al doilea motiv este mai puțin evident: astfel încât în orice moment să știi exact ce afacere faci acum. Ca să nu mai fie de ales, pentru că tocmai în momentul alegerii încep aruncările, scuzele, gândurile de genul „Ar trebui să intru să beau ceai” și așa mai departe.
Jos cu aruncarea, stabilește prioritățile.
Vreau să vă împărtășesc modul de prioritizare al autorului meu, nu veți citi despre această metodă în altă parte. În opinia mea, acesta este cel mai eficient mod de a stabili prioritățile, dar are un dezavantaj. Este nevoie de cunoștințe de matematică superioară pentru clasa a II-a, sau mai degrabă capacitatea de a multiplica și împărți.
Deci imaginează-ți asta aveţi lista de sarcini. Permiteți-mi să schițez un exemplu:
- Filmați un videoclip pentru site
- Comandați un birou de computer
- Răspundeți la e-mailuri urgente
- Demontează cutia din dulap
Ei bine, cam asta e o astfel de listă a fost luată de pe tavan de mine. În continuare, vom evalua semnificația fiecărui caz. Semnificația va consta din trei parametri:
- Importanță Cât de important este să faci asta? Se va întâmpla ceva groaznic dacă decideți să nu o faceți deloc? Cât de mult depinde de implementarea lui?
- Urgenţă — Cât de repede trebuie făcut asta? Aruncă totul și doar fă-o? Sau dacă o faci în decurs de o săptămână, este practic normal?
- Complexitate — Cât va dura această lucrare? Trebuie să negociez și să interacționez cu alți oameni pentru a reuși? În ce măsură este emoțional și moral simplu sau, dimpotrivă, complex și neplăcut?
Evaluați toate cazurile pe acești trei parametri pe o scară de la 1 la 10 în ordinea importanței-urgenței-dificultății. La final, vei ajunge cu ceva de genul acesta:
- Filmați un videoclip pentru site 8 6 7
- Comandați un birou de computer 6 2 3
- Răspundeți la e-mailuri urgente 7 9 2
- Demontează cutia din dulap 2 2 6
Așadar, toate cazurile sunt evaluate după cele trei criterii Importanță-Urgență-Complexitate, dar până acum nu se va putea prioritiza, pentru că încă nu este clar ce cazuri să punem în primul rând, importante sau urgente? Sau poate cele mai simple mai întâi, ca să se poată face rapid și să nu distragă atenția?
Să prioritizeze presupunem semnificația supremă a fiecărui caz.
Semnificație = Importanță * Urgență / Complexitate
Înmulțiți importanța cu urgență și împărțiți cu complexitate. Astfel, în vârf, vom avea lucruri foarte importante și foarte urgente, fiind în același timp foarte simple. Ei bine, invers. Și atunci lista noastră va fi așa:
- Filmați un videoclip pentru site 8 * 6 / 7 = 6.9
- Comandă birou computer 6 * 2 / 3 = 4.0
- Răspuns la e-mailuri urgente 7 * 9 / 2 = 31.5
- Dezasamblați cutia în dulap 2 * 2 / 6 = 0.7
Am folosit un calculator pentru a calcula și am rotunjit valorile la zecimi, o astfel de precizie va fi suficientă. Deci acum vedem cât de ușor este să aranjați lucrurile în ordinea priorităților:
- Răspuns la e-mailuri urgente 31.5
- Realizați un videoclip pentru site 6.9
- Comanda biroul computerului 4.0
- Demontează cutia din dulap 0.7
Cel mai bun lucru despre această procedură este că nu sunt necesare decizii complexe, există un algoritm gata făcut care va prioritiza întotdeauna corect. Deci, sarcina ta este doar să evaluezi în mod adecvat importanța, urgența și complexitatea cazului tehnica preia.
Prioritizează în acest fel cu lista pe care ai făcut-o în sarcina anterioarăpentru a vă asigura că nu este doar simplu, ci și că lista finală este destul de adecvată. În primul rând sunt acele lucruri care sunt cu adevărat rezonabile de făcut în primul rând.