Cuprins
Vi s-a dat vreodată sarcina de a crea o diagramă de flux pentru a mapa procesele de afaceri dintr-o organizație. Unele companii plătesc pentru software scump, foarte specializat, care creează diagrame de flux în doar câțiva pași și clicuri. Alte companii preferă să folosească instrumentele existente, care vor fi la fel de ușor odată ce le vei învăța. Unul dintre ele este Excel.
Planifică-ți pașii
Deoarece scopul unei diagrame este de a marca ordinea logică a evenimentelor, deciziile luate și rezultatele acestor decizii, majoritatea oamenilor consideră că este cel mai bine să reprezinte acest lucru sub forma unei diagrame. Și le este mult mai ușor să facă asta dacă își iau câteva minute pentru a-și organiza gândurile.
Și într-adevăr este. Dacă gândurile tale nu sunt suficient de bine gândite, atunci diagrama de flux nu va fi bună.
Prin urmare, înainte de a trece direct la crearea unei organigrame, este recomandat să faceți anumite note. Formatul în care vor fi desfășurate nu este atât de important. Principalul lucru este să enumerați fiecare etapă a procesului, să determinați fiecare decizie și consecințele acesteia.
Elemente de setare
- Accesați fila „Inserare”, unde veți găsi elementul „Forme”.
- După aceea, va apărea o listă de forme, organizate pe grupuri. Apoi, trebuie să le căutați pe toate până când este găsit grupul „Diagramă de flux”.
- Selectați elementul dorit.
- Pentru a adăuga text, faceți clic dreapta pe element și selectați „Schimbare text” din meniul contextual.
În cele din urmă, pe panglica Formatare, trebuie să alegeți un stil și o schemă de culori pentru diagramă.
După ce ați selectat elementul dorit, trebuie să adăugați următorul pentru un anumit articol și să continuați până când este afișată fiecare etapă.
Apoi, forma care afișează fiecare element al diagramei trebuie etichetată. Apoi, cel care îl vede va înțelege ce rol joacă fiecare element al diagramei de flux în el și cum este legat de alții.
Fiecare figură își îndeplinește funcția standard. Dacă utilizați incorect elementele diagramei, cineva care o vede s-ar putea să vă înțeleagă greșit.
Iată câteva dintre cele mai comune elemente:
- Începutul sau sfârșitul diagramei.
- Procesul muncii.
- Un proces predefinit, cum ar fi rutine recurente.
- Sursă de date. Poate fi fie un tabel, fie un fel de document sau un site web.
- Deciziile luate. De exemplu, poate fi un control al corectitudinii unui proces pre-executat. Din fiecare colț al rombului pot exista linii care arată rezultatele deciziei luate.
Elemente de ordonare
Odată ce elementele sunt plasate în locurile corecte, puteți urma acești pași:
- Pentru a aranja elementele într-o coloană, trebuie să selectați mai multe elemente apăsând tasta SHIFT și apoi apăsând fiecare dintre ele, apoi selectați Aliniere Centru din fila Format.
- Dacă trebuie să faceți aceleași spații între elemente pe verticală, atunci trebuie să le selectați și apoi să selectați elementul „Distribuire vertical” din aceeași filă.
- Apoi, trebuie să vă asigurați că dimensiunile tuturor elementelor sunt aceleași pentru a face graficul mai atractiv din punct de vedere vizual.
Configurarea liniei de legătură
Pe fila „Inserare” există un element „Forme” unde trebuie să selectați o săgeată. Poate fi drept sau înclinat. Primul este folosit pentru elemente în secvență directă. Dacă trebuie să reveniți la un anumit pas după finalizarea tuturor acțiunilor, atunci se folosește o linie curbă.
Ce urmeaza?
În general, Excel oferă un număr mare de forme pentru diagrame. Uneori puteți ignora standardele și puteți activa creativitatea. Acest lucru va beneficia doar.