Cuprins
Principiul Pareto, numit după economistul italian Vilfredo Pareto, afirmă că 80% dintre probleme pot fi cauzate de 20% din cauze. Principiul poate fi o informație foarte utilă sau chiar salvatoare atunci când trebuie să alegi care dintre multele probleme să rezolvi mai întâi sau dacă eliminarea problemelor este complicată de circumstanțe externe.
De exemplu, tocmai vi s-a cerut să conduceți o echipă care întâmpină dificultăți în lucrul la un proiect pentru a o îndrepta în direcția corectă. Îi întrebi pe membrii echipei care au fost principalele lor obstacole în atingerea obiectivelor și țintelor. Ei fac o listă pe care o analizezi și află care au fost principalele cauze ale fiecăreia dintre problemele pe care le-a întâmpinat echipa, încercând să vadă punctele comune.
Toate cauzele detectate ale problemelor sunt aranjate în funcție de frecvența apariției lor. Privind cifrele, constatați că lipsa de comunicare între implementatorii proiectului și părțile interesate de proiect este cauza principală a primelor 23 de probleme cu care se confruntă echipa, în timp ce a doua mare problemă este accesul la resursele necesare (sisteme informatice, echipamente etc. .). .) a dus la doar 11 complicații asociate. Alte probleme sunt izolate. Este clar că prin rezolvarea problemei de comunicare se pot elimina un procent uriaș de probleme, iar prin rezolvarea problemei accesului la resurse pot fi rezolvate aproape 90% din obstacolele din calea echipei. Nu numai că v-ați dat seama cum să ajutați echipa, ci tocmai ați făcut o analiză Pareto.
Efectuarea tuturor acestor lucrări pe hârtie va dura probabil o anumită perioadă de timp. Procesul poate fi accelerat foarte mult folosind diagrama Pareto din Microsoft Excel.
Diagramele Pareto sunt o combinație între o diagramă cu linii și o histogramă. Ele sunt unice prin faptul că au de obicei o axă orizontală (axa categoriei) și două axe verticale. Graficul este util pentru prioritizarea și sortarea datelor.
Sarcina mea este să vă ajut să pregătiți datele pentru diagrama Pareto și apoi să creați diagrama în sine. Dacă datele dumneavoastră sunt deja pregătite pentru diagrama Pareto, atunci puteți trece la a doua parte.
Astăzi vom analiza o situație problematică într-o companie care rambursează în mod regulat cheltuielile angajaților. Sarcina noastră este să aflăm pe ce cheltuim cel mai mult și să înțelegem cum putem reduce aceste costuri cu 80% folosind o analiză Pareto rapidă. Putem afla ce costuri reprezintă 80% din rambursări și putem preveni costurile mari în viitor prin schimbarea politicii de a folosi prețurile cu ridicata și a discuta despre costurile angajaților.
Partea întâi: Pregătiți datele pentru diagrama Pareto
- Organizați-vă datele. În tabelul nostru, există 6 categorii de compensații în numerar și sume solicitate de angajați.
- Sortați datele în ordine descrescătoare. Verificați dacă coloanele sunt selectate А и Вpentru a sorta corect.
- Coloana Sumă Sumă (numărul de cheltuieli) se calculează folosind funcția USM (SUMĂ). În exemplul nostru, pentru a obține suma totală, trebuie să adăugați celulele din V3 la V8.
Taste rapide: Pentru a suma un interval de valori, selectați o celulă B9 și apăsați Alt+=. Suma totală va fi de 12250 USD.
- Creați o coloană Suma cumulativă (suma cumulata). Să începem cu prima valoare $ 3750 în celulă B3. Fiecare valoare se bazează pe valoarea celulei anterioare. Într-o celulă C4 tip = C3 + B4 și apăsați Intrați.
- Pentru a completa automat celulele rămase dintr-o coloană, faceți dublu clic pe mânerul de completare automată.
- Apoi, creați o coloană % Cumulativ (procent cumulat). Pentru a completa această coloană, puteți utiliza suma intervalului Sumă și valorile din coloană Suma cumulativă. În bara de formule pentru o celulă D3 introduce =C3/$B$9 și apăsați Intrați. Simbol $ creează o referință absolută astfel încât valoarea sumei (referința celulei B9) nu se modifică atunci când copiați formula în jos.
- Faceți dublu clic pe marcatorul de completare automată pentru a umple coloana cu o formulă sau faceți clic pe marcator și trageți-l peste coloana de date.
- Acum totul este gata pentru a începe construirea diagramei Pareto!
Partea a doua: Construirea unei diagrame Pareto în Excel
- Selectați datele (în exemplul nostru, celulele din A2 by D8).
- Anunturi Alt + F1 pe tastatură pentru a crea automat o diagramă din datele selectate.
- Faceți clic dreapta în zona diagramei și din meniul care apare, faceți clic Selectați date (Selectați Date). Va apărea o casetă de dialog Selectarea unei surse de date (Selectați sursa datelor). Selectați linia Suma cumulativă și apăsați Elimină (Elimina). Apoi OK.
- Faceți clic pe grafic și utilizați tastele săgeți de pe tastatură pentru a vă deplasa între elementele acestuia. Când este selectat un rând de date % Cumulativ, care coincide acum cu axa categoriei (axa orizontală), faceți clic dreapta pe ea și selectați Schimbați tipul diagramei pentru o serie (Schimbați tipul seriei de diagrame). Acum această serie de date este greu de văzut, dar posibilă.
- Va apărea o casetă de dialog Schimbați tipul diagramei (Schimbați tipul diagramei), selectați graficul cu linii.
- Deci, am obținut o histogramă și un grafic cu linie plate de-a lungul axei orizontale. Pentru a arăta relieful unui grafic cu linii, avem nevoie de o altă axă verticală.
- Faceți clic dreapta pe un rând % Cumulativ iar în meniul care apare, faceți clic Format de serie de date (Format seria de date). Va apărea caseta de dialog cu același nume.
- In sectiune Opțiuni de rând (Opțiuni serie) selectați Axa Mică (Axa secundară) și apăsați butonul Închide (Închide).
- Va apărea axa procentuală, iar diagrama se va transforma într-o diagramă Pareto cu drepturi depline! Acum putem trage concluzii: cea mai mare parte a costurilor sunt taxele de școlarizare (Taxe de formare), echipamente (Iron) și papetărie (Rechizite de birou).
Având la îndemână instrucțiuni pas cu pas pentru configurarea și crearea unei diagrame Pareto în Excel, încercați-l în practică. Aplicând analiza Pareto, puteți identifica cele mai semnificative probleme și puteți face un pas semnificativ către rezolvarea lor.