Cuprins
Dimineața trebuie să scrieți o listă de sarcini, să prioritizați... Și asta e tot, ne este garantată o zi reușită? Din pacate, nu. La urma urmei, nu înțelegem întotdeauna cum să distingem principalul de secundar, importantul de urgent. Avem și dificultăți de concentrare. Un antrenor de afaceri spune cum să o rezolvi.
„Din păcate, situațiile în care reușesc să-mi pun prioritățile pe primul plan sunt mai degrabă norma decât excepția. Încerc să-mi planific sarcinile zilei, evidențiind principalul lucru, dar la sfârșitul zilei mă simt complet epuizat pentru că sunt distras de apeluri, fluctuații mici și întâlniri. Cele mai importante sarcini continuă să fie amânate, iar planurile grandioase pentru anul rămân scrise pe bucăți de hârtie. Ce poți face ca să te ajuți?» întreabă Olga, 27 de ani.
Întâlnesc adesea o solicitare similară în cadrul trainingurilor despre eficiența managerială. Clienții cred că principalul motiv al problemei lor este lipsa priorităților. Dar, în realitate, sunt, doar o persoană nu este foarte concentrată asupra lor.
Iar primul pas în rezolvarea acestei probleme este alegerea instrumentului potrivit pentru a vă concentra concentrarea. Ar trebui să se potrivească exact cu caracteristicile dumneavoastră personale: trebuie să țineți cont de condițiile de muncă și de locul de reședință.
Pentru a începe, puteți utiliza mai multe metode populare care au fost recunoscute de mult timp ca fiind eficiente. Incerc sa le recomand clientilor cu care abia incepem sa lucram.
Prima abordare: înțelegeți criteriile de evaluare
Mai întâi, răspunde la întrebarea: Ce criterii folosești atunci când prioritizezi? Cel mai frecvent răspuns este criteriul „urgenței”. Cu el, toate cazurile se aliniază la rând, în funcție de termenul limită. Și numai după aceea construim noi sarcini în „constructorul virtual” rezultat, mutându-le mult înapoi pe cele care pot fi finalizate mai târziu.
Care sunt dezavantajele acestei abordări? Lista priorităților de astăzi ar trebui să includă nu numai ceea ce își va pierde relevanța mâine, adică urgent, ci și ceea ce numim în mod abstract „important”. Acesta este ceea ce ne mută spre atingerea scopului, sau ceea ce înlătură obstacole serioase pe drumul către acesta.
Și aici mulți fac greșeala de a înlocui criteriile. Laconic, acest lucru poate fi exprimat după cum urmează: „Acest lucru este foarte urgent, pentru că este foarte important!” „Acest lucru este foarte important pentru că termenul limită este mâine!” Dar dacă lista dvs. de priorități pentru ziua respectivă nu conține sarcini care să conducă la atingerea obiectivelor care sunt semnificative pentru dvs., trebuie să vă analizați cu atenție lista de activități.
Trebuie să decideți ce criterii folosiți pentru a determina „urgența” și „importanța” sarcinilor și dacă amestecați aceste două concepte.
A doua abordare: identificați trei categorii de priorități
După cum știți, orizonturile de planificare sunt diferite. Dacă luăm în considerare un orizont de planificare de o zi, atunci este mai bine să procedăm după cum urmează:
- Stabiliți o prioritate maximă pentru ziua respectivă. Aceasta este sarcina pentru care veți petrece maximul din timpul și energia voastră astăzi;
- Identificați trei sau patru lucruri pentru care veți petrece cel mai puțin timp și efort astăzi. Este mai bine dacă notați cât timp (cinci minute, zece minute) plănuiți să petreceți pentru un anumit caz. Aceasta va deveni lista ta cu „ultimele priorități”.
- În a treia categorie se vor încadra ceea ce se poate numi „cazuri ale principiului rezidual”. Acestea vor fi completate dacă le mai rămâne timp liber. Dar dacă rămân nerealizate, nu va afecta nimic.
Aici ne confruntăm cu întrebarea: „Cum să nu cheltuim energie maximă pe „ultima prioritate”, lăsând inconștient deoparte pe cea „principală”? A treia abordare vă va ajuta să răspundeți.
A treia abordare: Utilizați modul Slow Time
Ne petrecem cea mai mare parte a timpului de lucru în modul „timp rapid”. Trebuie să luăm parte la procesele de rutină și să procesăm o cantitate imensă de informații.
„Timpul lent” este modalitatea cea mai eficientă de a opri rutina „a alerga în roată”. Aceasta este o privire conștientă asupra ta și punctul de plecare pentru a găsi răspunsuri la întrebările: „Ce fac? Pentru ce? Ce nu fac și de ce?
Pentru ca această metodă să funcționeze cel mai bine, urmați aceste trei linii directoare:
- Introduceți în rutina zilnică un anumit ritual. Aceasta ar trebui să fie o activitate recurentă pe tot parcursul zilei, care vă va pune în modul „timp lent”. Poate fi o pauză de ceai și genuflexiuni obișnuite. Ritualul nu trebuie să dureze mai mult de 5 minute și să vă permită să fiți singur. Și, desigur, vă aduce bucurie și plăcere - atunci nu veți amâna până mâine.
- Rețineți că „timp lent” nu este doar timp pentru a vă bucura, ci și o oportunitate de a vă crește satisfacția cu modul „timp rapid”. Și pune-ți trei întrebări: „Ce rezultat ar trebui să obțin astăzi?”, „Care este următorul pas mic către acest rezultat pe care trebuie să-l fac?”, „Ce îmi distrage atenția de la el și cum să nu mă distras?” Aceste întrebări vă vor ajuta să vă țineți cont de obiectivele principale. Și planificarea următorilor pași mici va fi o excelentă prevenire a amânării.
- Utilizați modul de timp lent de două până la patru ori pe zi. Cu cât ești mai des și mai puternic influențat de factorii lumii exterioare, cu atât mai des ar trebui să treci la acest mod. Trei întrebări și câteva minute pe sesiune vor fi suficiente. Criteriul principal este că ar trebui să vă facă plăcere. Dar amintiți-vă: a folosi tehnica mai puțin de o dată pe zi înseamnă a nu o practica deloc.