Gruparea și degruparea datelor în Excel. Instrucțiuni pas cu pas cu fotografie

Acum este era informației. Cantitatea de date pe care oamenii trebuie să le prelucreze în fiecare zi crește din ce în ce mai mult. Acest lucru se aplică tuturor domeniilor posibile ale vieții, inclusiv muncii. Acum există din ce în ce mai multe domenii ale activității umane în care există o nevoie acută de capacitatea de a procesa rapid cantități mari de informații.

Una dintre caracteristicile Excel care vă permite să faceți acest lucru este gruparea. Faptul este că structurarea informațiilor ajută la lucrul nu cu toate datele disponibile, ci doar cu părți mici. Dacă împachetați același tip de informații într-un singur bloc, atunci este mai ușor pentru computer și pentru persoana însuși. Nu există aproape niciun domeniu în care structurarea informațiilor să nu fie solicitată:

1. Prelucrarea datelor de vânzări. Depozitele primesc în mod regulat loturi uriașe dintr-o mare varietate de mărfuri cu diferite costuri, greutate, furnizor, nume și așa mai departe. Structurarea datelor facilitează navigarea în toată această gamă de informații.
2. Studii. Calitatea educației și a autoeducației este strâns legată de cât de bine este structurată informația. Prin urmare, dacă grupați corect date de același tip una lângă alta, va fi mai ușor să efectuați nu numai sarcini practice legate de statistici, de exemplu, ci și sarcini teoretice, organizarea temelor și așa mai departe.
3. Raport contabil. Contabilii trebuie să se ocupe în mod regulat de numere, fiecare dintre ele având legături cu alte numere. Și pentru a face mai convenabil să lucrați cu un număr mare de valori uXNUMXbuXNUMXbrelegate între ele și informații de alt tip, este foarte convenabil să utilizați gruparea de date.

De asemenea, funcția de grupare a datelor vă permite să ascundeți informații învechite. Să vedem cum funcționează și cum îl poți folosi.

Cum se setează parametrii funcției

Pentru a lucra cu gruparea datelor, trebuie mai întâi să o configurați. Pentru a face acest lucru, accesați fila „Date” și găsiți acolo opțiunea „Structură”. Apoi, va apărea un panou pop-up în care trebuie să găsiți un buton în colțul din dreapta jos.

După aceea, va apărea o fereastră în care trebuie să bifați casetele de selectare corespunzătoare și să apăsați tasta OK. Aceste setări controlează modul în care vor fi afișate datele.

Important: în practică, mulți oameni consideră că este destul de incomod să afișeze totalurile sub date. Prin urmare, puteți lăsa această casetă nebifată. De asemenea, este recomandat să bifați caseta „Stiluri automate”.

După parcurgerea acestor pași, puteți începe imediat să grupați informații.

Cum să grupați datele pe rânduri

Acum să ne dăm seama ce trebuie făcut pentru a grupa rândurile, în practică.

1. Creați un rând nou deasupra sau dedesubtul celor pe care vrem să le grupăm. Totul depinde de ce metodă de afișare a rezultatelor a fost aleasă în etapa anterioară.
2. Următorul pas este să creați un titlu de tabel în celula din stânga sus a rândului adăugat. Acesta va fi numele grupului în care se vor combina celulele care sunt comune pe o anumită bază.
3. Selectați toate celulele din zona de sub rândul nou creat sau deasupra acestuia (în funcție de ceea ce am făcut în primul pas). După aceea, căutăm butonul „Structură” din fila de date și acolo găsim opțiunea „Grup”. Este important să nu faceți clic pe săgeată sau pe numele comenzii din panoul pop-up, ci pe pictogramă.

Dacă totuși dați clic pe săgeata în jos, va apărea un meniu suplimentar în care puteți selecta fie funcția de grupare, fie să creați o structură. Ne interesează în primul rând gruparea în această etapă.

După aceea, selectăm caracteristica principală prin care va fi efectuată gruparea. Pot fi rânduri sau coloane. Dacă nu modificați nimic, atunci primul element este selectat implicit. După ce ne-am asigurat că setările sunt setate după cum avem nevoie, trebuie să ne confirmăm acțiunile apăsând butonul OK. Deoarece grupăm după rând, nu trebuie să schimbăm nimic, trebuie doar să verificăm.

Important: dacă, înainte de a începe să grupați obiecte, selectați nu o celulă, ci coloane sau rânduri întregi pe panoul de coordonate, atunci această casetă de dialog nu va apărea. Programul își va da seama ce să facă singur.

Faptul că liniile au fost grupate, putem înțelege prin semnul minus de pe panoul de coordonate. Acest lucru ne spune că datele au fost dezvăluite. Acum le putem ascunde făcând clic pe această pictogramă sau făcând clic pe butonul 1 puțin mai sus (indică gradul de grupare).

Vedem că liniile sunt ascunse, iar semnul minus s-a schimbat într-un plus. Pentru a deschide linia dorită, puteți face clic pe ea, iar apoi programul o va face singur. Dacă trebuie să extindeți toate liniile, atunci trebuie să faceți clic pe butonul „2”, care se află în partea de sus a panoului de coordonate în acest caz.

Cum se grupează coloanele

Pentru gruparea coloanelor, algoritmul acțiunilor este aproximativ același:

1. În funcție de opțiunile pe care le-am selectat în setări, trebuie să inserăm o nouă coloană în stânga sau în dreapta zonei care va fi grupată.
2. Notăm numele grupului în celula de sus a coloanei apărute.
3. Selectăm toate coloanele pe care trebuie să le grupăm (lăsăm doar pe cea pe care am adăugat-o în prima etapă), apoi facem clic pe butonul „Grup”, în același mod ca și algoritmul descris mai sus.
4. Acum trebuie să facem clic pe elementul „Coloane” din fereastra mică și să facem clic pe butonul „OK”.
5. Mult noroc.

Notă. La fel ca atunci când grupăm rânduri, dacă selectăm coloane întregi în bara de coordonate orizontală, nu primim o casetă de dialog mică.

Cum se face gruparea pe mai multe niveluri

Excel este un program funcțional, dar posibilitățile sale nu se termină cu gruparea pe un singur nivel, așa cum este descris în exemplele de mai sus. Există, de asemenea, capacitatea de a grupa celulele pe mai multe niveluri. Acest lucru se face în felul următor:

1. Pentru început, grupul principal este creat în modul descris mai sus. Apoi vor fi adăugate subgrupuri.
2. După aceea, ne asigurăm că grupul principal este deschis. În ea, efectuăm și acțiunile descrise mai sus. Pașii specifici depind de dacă persoana lucrează cu rânduri sau coloane.
3. Ca rezultat, pot fi create grupuri de mai multe niveluri.

Instrucțiuni pentru degruparea datelor

Poate apărea o situație când un grup sau subgrup creat anterior nu mai este necesar. Există o funcție separată pentru aceasta – „Ungrup”. Pentru a-l implementa, trebuie să urmați următorii pași:

1. Selectați elementele care fac parte din grup.
2. Deschideți fila „Date”.
3. Găsim acolo grupul „Structură”, îl deschidem cu săgeata de mai jos.
4. Acolo, faceți clic pe butonul „Degrupare”. Este foarte important să faceți clic pe pictogramă, nu pe inscripție.

Apoi, alegem exact ce vrem să degrupăm. Selectăm articolul care este potrivit în funcție de ceea ce am grupat anterior. După finalizarea acțiunii, apăsați butonul OK.

Atenție! Dacă înainte a fost făcută o grupare pe mai multe niveluri sau au fost create mai multe grupuri diferite, atunci acestea ar trebui reformate separat.

Și aici primim un astfel de rezultat.

Acesta este un algoritm general pentru degruparea celulelor, dar, ca în orice afacere, există multe nuanțe. Să le privim mai detaliat.

Cum să degrupați foile

Poate fi necesar să degrupați foile din când în când. Pentru a face acest lucru, trebuie să efectuați următoarea secvență de acțiuni:

1. Pentru început, găsim acele foi care au fost grupate. Dacă foile au fost grupate în prealabil, acestea vor fi afișate în aceeași culoare sau titlul va fi îngroșat.
2. După aceea, trebuie să faceți clic dreapta pe una dintre foile din grup, apoi să faceți clic pe butonul „Degrupați foile” din meniul contextual. Acum vor fi degrupate și toate modificările le vor fi făcute independent de celelalte.

O altă modalitate de a degrupa foile este folosind tasta Shift și apoi făcând clic pe foaia activă din grupul pe care doriți să îl degrupați. Adică, trebuie să definiți grupul a cărui degrupare este necesară, apoi faceți clic pe una dintre file și apoi faceți clic pe el în timp ce țineți apăsată tasta Shift.

După ce au fost făcute modificările, acum puteți grupa unele dintre foi. Pentru a face acest lucru, apăsați tasta Ctrl sau Cmd (prima este pentru computerele care rulează Windows, iar a doua este pentru tehnologia Apple) și, în timp ce țineți apăsat butonul, faceți clic alternativ pe foile pe care doriți să le combinați într-un grup. După aceea, programul va face totul pentru utilizator.

Cum să degrupați datele grupate manual

Înainte de a degrupa celulele, trebuie mai întâi să înțelegeți cum au fost grupate: manual sau automat. Gruparea manuală este considerată metoda descrisă mai sus. Generarea automată a grupurilor este atunci când acestea sunt create folosind anumite funcții. De exemplu, după generarea subtotalurilor. Faptul că această oportunitate a fost folosită poate fi înțeles din rândul „Rezultate intermediare”.

Dacă datele au fost grupate prin funcția cu același nume Excel, apoi, pentru a-l desființa, trebuie să vă asigurați că grupul este desfășurat. Dacă nu, atunci trebuie să faceți clic pe butonul + din bara laterală din stânga. Faptul că grupul este desfășurat, putem judeca după buton – în același loc. Când extindem un grup, începem să vedem atât rândurile ascunse, cât și grupurile. După aceea, folosind tastatura sau butonul stâng al mouse-ului, selectați toate celulele din grup și apoi – conform algoritmului descris mai sus.

Puțini oameni știu că există o altă modalitate de a degrupa celulele grupate manual - folosind tastele rapide.

Pentru a face acest lucru, trebuie mai întâi să selectați acele coloane care au fost grupate și apoi să apăsați tastele Alt + Shift + săgeată stânga. Dacă munca este efectuată pe un computer controlat sub Mac OS, atunci trebuie să utilizați combinația de taste Command + Shift + J.

Cum să degrupați datele grupate automat

Dacă, în urma verificării efectuate în paragraful anterior, s-a dovedit că datele au fost grupate automat, atunci totul este ceva mai complicat, deoarece funcția standard de degrupare nu va funcționa în acest caz. Acțiunile depind de ceea ce anume a efectuat gruparea datelor. Dacă aceasta este funcția „Subtotaluri”, atunci secvența acțiunilor este următoarea:

1. Deschidem aceeași filă cu date pe panoul principal (sau panglică, așa cum este adesea numită).
2. După ce facem clic pe butonul „Subtotals” (care este exact ceea ce trebuie să facem ca al doilea pas), vom avea o fereastră. Butonul în sine este situat în aceeași secțiune – Structură. După aceea, va apărea o fereastră în care trebuie să facem clic pe butonul „Șterge tot”. Acesta poate fi găsit în colțul din stânga jos al ferestrei sau în altă parte (în funcție de versiunea Office și de programul specific de foi de calcul).

Atenție! Această metodă elimină nu numai grupul, ci și subtotalurile. Prin urmare, dacă trebuie să le păstrați, este mai bine să copiați elementele grupului pe o altă foaie și să le folosiți ca negrupate.

O recomandare puternică pentru orice operațiuni cu un tabel de grupare sau degrupare a datelor. Înainte de a face acest lucru, trebuie să faceți o copie a tabelului original. În acest caz, puteți restabili vizualizarea originală a documentului dacă ceva nu merge conform planului.

Astfel, Excel are o funcționalitate foarte largă pentru structurarea datelor. Desigur, nu va putea face totul pentru o persoană, dar vă permite să organizați mai convenabil munca cu date structurate. Restul va trebui să fie făcut de persoană. Cu toate acestea, acesta este un instrument foarte funcțional care va fi foarte util pentru cei care trebuie să lucreze cu cantități uriașe de informații numerice și textuale.