Cuprins
Lucrul cu ora și data este un aspect important al utilizării Microsoft Excel. Astăzi veți învăța cum puteți introduce o dată în moduri diferite, cum să determinați data de astăzi folosind un marcaj de timp sau cum să utilizați valori care se schimbă dinamic. Veți înțelege, de asemenea, ce acțiuni puteți utiliza pentru a completa o coloană sau un rând cu zilele săptămânii.
Există mai multe opțiuni pentru a adăuga date în Excel. În funcție de obiectivele pe care le urmăriți, acțiunile sunt diferite. Iar sarcinile pot fi orice: specificați data de astăzi sau adăugați o dată la foaie, care va fi actualizată automat și va arăta întotdeauna ceea ce este în prezent pe ceas și calendar. Sau doriți ca foaia de calcul să fie completată automat cu zile lucrătoare sau doriți să introduceți o dată aleatorie. Indiferent de obiectivele pe care le urmăriți, astăzi veți învăța cum să le atingeți.
Cum se introduce o dată în Excel
Utilizatorul poate introduce data în foaia de calcul folosind o varietate de metode și formate. De exemplu, îl puteți scrie ca 1 ianuarie 2020 sau îl puteți scrie ca 1.01.2020 ianuarie XNUMX, XNUMX. Indiferent de formatul în care să specificați data, programul va determina automat că utilizatorul dorește să o înregistreze. Foarte des, programul în sine formatează valoarea pe baza formatului setat în Windows, dar în unele cazuri formatarea este posibilă în forma specificată de utilizator.
În orice caz, dacă formatul de dată al utilizatorului nu satisface, acesta îl poate schimba în setările celulei. Cum să înțelegeți că valoarea specificată de utilizator, Excel a definit-o ca dată? Acest lucru este indicat de alinierea valorii la dreapta și nu la stânga.
Dacă Excel nu a reușit să determine datele introduse și să atribuie formatul corect și vedeți că acestea nu sunt situate pe marginea dreaptă a celulei, atunci puteți încerca să introduceți data în orice alt format care este apropiat de cel standard . Pentru a vedea care sunt disponibile în prezent, puteți accesa meniul „Format celulă”, care poate fi găsit în secțiunea „Număr”, care se află în fila „Acasă”.
Dacă este nevoie de acest lucru, utilizatorul poate schimba cu ușurință vizualizarea reprezentării celulei care este înregistrată ca cea care conține data. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza aceeași fereastră Format Cells descrisă mai sus.
Poate fi apelat și folosind combinația de taste Ctrl + 1.
Uneori, utilizatorul se confruntă cu o situație în care o celulă este afișată sub forma unui număr mare de grile care sunt conținute în ea. De regulă, acest lucru indică faptul că programul cere utilizatorului să mărească dimensiunile celulelor. Remedierea acestei probleme este foarte simplă. Este suficient să faceți dublu clic pe marginea din dreapta a coloanei în care este afișată această eroare. După aceea, lățimea celulelor din această coloană va fi determinată automat, în funcție de cea mai mare lungime a șirului de text conținut în ea.
Alternativ, puteți seta lățimea corectă trăgând chenarul din dreapta până când lățimea celulei este corectă.
Inserarea datei și orei curente
Există două opțiuni pentru inserarea orei și datei curente în Excel: static și dinamic. Primul servește ca marcaj de timp. A doua opțiune vă permite să păstrați întotdeauna data și ora curente în celulă.
Ce se poate face pentru a ne asigura că marcajul de timp este întotdeauna actualizat? Pentru a face acest lucru, utilizați aceleași formule ca mai jos. Ele vor afișa întotdeauna data și ora curente.
Dacă trebuie să setați o oră statică, atunci puteți utiliza instrumente speciale Excel care sunt numite folosind taste rapide:
- Ctrl +; sau Ctrl + Shift + 4 – aceste taste rapide introduc automat în celulă data care este relevantă în momentul în care persoana face clic pe aceste butoane.
- Ctrl + Shift + ; sau Ctrl+Shift+6 – cu ajutorul lor puteți înregistra ora curentă.
- Dacă trebuie să introduceți atât ora, cât și data care sunt relevante în acest moment, trebuie mai întâi să apăsați prima combinație de taste, apoi să apăsați bara de spațiu și să apelați a doua combinație.
Ce taste specifice să folosiți? Totul depinde de aspectul care este activat în prezent. Dacă aspectul în limba engleză este acum activat, atunci se folosește prima combinație, dar dacă aspectul este a doua (adică cea care urmează imediat după cuvântul „sau”).
Trebuie remarcat faptul că utilizarea acestor taste rapide nu este întotdeauna ideală. În unele cazuri, doar una dintre combinațiile descrise mai sus funcționează, indiferent de limba selectată. Prin urmare, cel mai bun mod de a înțelege pe care să îl folosiți este să testați.
De regulă, modelul este următorul: totul depinde de ce limbă a fost instalată la momentul deschiderii fișierului. Dacă în limba engleză, atunci chiar dacă schimbați aspectul în , situația nu se va schimba deloc. Dacă limba a fost instalată, atunci chiar dacă o schimbați în engleză, atunci trebuie să utilizați formula potrivită pentru limbă.
Cum să setați automat un marcaj temporal permanent (cu formule)
Pentru ca celula să afișeze întotdeauna ora, există formule speciale. Dar formula specifică depinde de sarcinile pe care utilizatorul le urmărește. Deci, dacă afișarea obișnuită a timpului în tabel este suficientă, atunci trebuie să utilizați funcția TDATA(), care nu conţine niciun argument. După ce îl introducem în celulă, îi schimbăm formatul în „Ora” în modul descris mai sus.
Dacă mai târziu, pe baza acestor date, veți face altceva și veți folosi rezultatul rezultat în formule, atunci este mai bine să utilizați două funcții simultan: =DATA()-AZI()
Ca urmare, numărul de zile va fi zero. Prin urmare, va rămâne doar timpul ca rezultat returnat de această formulă. Dar aici trebuie să folosiți și un format de timp, astfel încât totul să funcționeze ca un ceas. Când utilizați formule, trebuie să acordați atenție următoarelor nuanțe:
- Datele nu sunt actualizate tot timpul. Pentru ca data și ora să se schimbe în cea curentă, trebuie să închideți fereastra, după ce ați salvat-o anterior, apoi să o deschideți din nou. De asemenea, actualizarea are loc dacă activați o macrocomandă care este configurată pentru această funcție.
- Această funcție folosește ceasul sistemului ca sursă de date. Prin urmare, dacă sunt configurate incorect, formula nu va funcționa bine. Prin urmare, este recomandat să setați detectarea automată a datei și orei de pe Internet.
Acum să ne imaginăm o astfel de situație. Avem un tabel cu o listă de mărfuri situată în coloana A. Imediat după ce sunt trimise, clientul trebuie să introducă valoarea „Da” într-o celulă specială. Sarcină: fixează automat ora la care o persoană a scris cuvântul „Da” și, în același timp, protejează-l de schimbare.
Ce acțiuni pot fi întreprinse pentru a atinge acest obiectiv? De exemplu, puteți încerca să utilizați funcția DACĂ, care va contine si aceeasi functie, dar cu date in functie de valoarea altei celule. Este mult mai ușor să demonstrezi acest lucru cu un exemplu. Formula va arăta astfel: =IF(B2=”Da”, IF(C2=””;DATA(); C2); “”)
Să descifrăm această formulă.
- B este coloana în care trebuie să înregistrăm confirmarea de livrare.
- C2 este celula în care va fi afișată marca temporală după ce vom scrie cuvântul „Da” în celula B2.
Formula de mai sus funcționează după cum urmează. Verifică dacă cuvântul „Da” este în celula B2. Dacă da, atunci se efectuează o a doua verificare care verifică dacă celula C2 este goală. Dacă da, atunci se returnează data și ora curente. Dacă nici una dintre funcţiile de mai sus IF conțin alți parametri, atunci nu se schimbă nimic.
Dacă doriți ca criteriul să fie „dacă este conținută cel puțin o anumită valoare”, atunci trebuie să utilizați operatorul „nu este egal” <> în condiție. În acest caz, formula va arăta astfel: =IF(B2<>“”; IF(C2=””;DATA(); C2); “”)
Această formulă funcționează astfel: mai întâi, verifică dacă există cel puțin conținut în celulă. Dacă da, atunci a doua verificare este începută. În plus, succesiunea acțiunilor rămâne aceeași.
Pentru performanța completă a acestei formule, trebuie să activați calculele interactive în fila „Fișier” și în secțiunea „Opțiuni – Formule”. În acest caz, nu este de dorit să vă asigurați că celula este referită la aceasta. Performanța va fi mai slabă, dar funcționalitatea nu se va îmbunătăți.
Cum să completați automat datele în Excel
Dacă trebuie să completați cea mai mare parte a tabelului cu date, atunci puteți utiliza o funcție specială numită completare automată. Să ne uităm la câteva cazuri speciale de utilizare a acestuia.
Să presupunem că trebuie să completăm o listă de date, fiecare dintre ele fiind cu o zi mai veche decât cea anterioară. În acest caz, trebuie să utilizați completarea automată așa cum ați face cu orice altă valoare. Mai întâi trebuie să specificați data inițială în celulă, apoi să utilizați marcatorul de completare automată pentru a muta formula fie în jos, fie spre dreapta, în funcție de secvența în care informațiile din tabel sunt situate în mod specific în cazul dvs. Marcatorul de completare automată este un pătrat mic care se află în colțul din dreapta jos al celulei, prin tragerea acestuia, puteți completa automat o cantitate imensă de informații. Programul determină automat modul de completare corect și, în majoritatea cazurilor, se dovedește a fi corect. În această captură de ecran, am completat zilele într-o coloană. Am obtinut urmatorul rezultat. 
Dar posibilitățile de completare automată nu se opresc aici. O puteți efectua chiar și în raport cu zilele lucrătoare, luni sau ani. Există două moduri întregi de a face acest lucru.
- Utilizați simbolul de completare automată standard, așa cum este descris mai sus. După ce programul termină automat totul, trebuie să faceți clic pe pictograma cu opțiuni de completare automată și să selectați metoda corespunzătoare.
- Trageți marcatorul de completare automată cu butonul drept al mouse-ului, iar când îl eliberați, va apărea automat un meniu cu setări. Alegeți cum doriți și bucurați-vă.
De asemenea, este posibil să se efectueze inserarea automată la fiecare N zile. Pentru a face acest lucru, trebuie să adăugați o valoare celulei, faceți clic dreapta pe mânerul de completare automată, țineți-l apăsat și trageți-l în locul în care doriți să se încheie secvența de numere. După aceea, selectați opțiunea de umplere „Progresie” și selectați valoarea pasului.
Subsolul este o zonă a documentului, care este, parcă, universală pentru întreaga carte. Acolo pot fi introduse diverse date: numele persoanei care a întocmit documentul, ziua în care a fost realizat. Inclusiv a pune data curentă. Urmați instrucțiunile de mai jos:
- Deschideți meniul „Inserare”, din care apelați meniul de setări pentru antet și subsol.
- Adăugați elementele antetului de care aveți nevoie. Poate fi text simplu sau data, ora.
Notă importantă: data va fi statică. Adică, nu există o modalitate automată de a actualiza constant informațiile din anteturi și subsoluri. Trebuie doar să scrieți de la tastatură datele care sunt relevante în acel moment.
Deoarece anteturile și subsolurile sunt destinate să afișeze informații de serviciu care nu au legătură directă cu conținutul documentului, nu are sens să inserați formule și așa mai departe acolo. Dacă trebuie să utilizați formule, puteți oricând să scrieți valorile dorite în prima linie (și să adăugați o linie goală în acest loc dacă unele date sunt deja stocate acolo) și să le remediați prin „Vizualizare” sau „Fereastră”. ”, în funcție de versiunea suitei de birou pe care o utilizați (prima opțiune este pentru acele ediții care au fost lansate după 2007, iar a doua este pentru cele care au fost înainte de acel moment).
Astfel, am descoperit diferite moduri de a introduce automat data și ora în Excel. Vedem că nu este nimic complicat în asta și chiar și un copil își poate da seama.