Cum se transformă Excel în PDF. Prin aplicații externe și servicii online, în interiorul Excel

Utilizatorii Excel sunt adesea forțați să prezinte rezultatele muncii lor în prezentări. Pentru a face acest lucru, trebuie să convertiți fișierul într-un format mai convenabil, cum ar fi PDF. În plus, transformarea documentului vă permite să protejați datele de corecții nedorite atunci când sunt transferate către terți. Dacă tabelul conține formule implicate în calcule, atunci conversia în format PDF face posibilă protejarea datelor de modificări accidentale sau de deteriorare la transferul documentului pe alt computer. Să aruncăm o privire mai atentă asupra tuturor metodelor de conversie.

Convertiți fișierul Excel în PDF

În versiunile mai vechi de Excel, nu există nicio modalitate de a salva fișierul în alt format decât xls. A trebuit să caut programe speciale de conversie sau să folosesc resurse de Internet care ar putea traduce un format de document în altul. Întrucât Excel-2010, funcționalitatea programului a fost completată cu o astfel de caracteristică necesară, care vă permite să convertiți imediat un fișier fără a părăsi Excel.

1. În primul rând, trebuie să selectați celulele pe care doriți să le convertiți. Accesați meniul filei „Fișier”. Înainte de a salva, trebuie să vă asigurați că marginile tabelului nu se vor extinde dincolo de foaia documentului PDF.
   

   

2. În continuare, trecem la procesul de salvare. În meniul „Fișier” care se deschide, prin activarea categoriei „Salvare ca...”, în partea dreaptă, accesați opțiunea „Răsfoiți”.
   

   

3. După aceea, va apărea o fereastră în care ar trebui să decideți cu privire la locația fișierului și numele acestuia.
   

   

4. În partea de jos a ferestrei găsim categoria „Tip de fișier” și, făcând clic pe linia cu butonul din stânga al mouse-ului computerului, apelăm o listă de opțiuni din care puteți selecta formatul documentului. În cazul nostru, selectați tipul de fișier PDF.
   

   

5. Sub linia „Tip de fișier” vor fi mai mulți parametri suplimentari necesari pentru conversie. Optimizarea standard este potrivită pentru tipărirea și publicarea pe Internet, iar dimensiunea minimă vă permite să optimizați documentul pentru plasarea pe paginile site-urilor de Internet. După ce ați ales opțiunea de optimizare adecvată, ar trebui să puneți un semn lângă ea. Pentru ca documentul salvat în acest mod să fie deschis după conversie, merită să bifați caseta corespunzătoare.
   

   

Pentru o ajustare clară și detaliată a procesului de conversie, experții recomandă să acordați atenție parametrilor suplimentari în care puteți face toate punctele de clarificare pentru o mai bună afișare a conținutului tabelelor.

6. În fereastra care apare, puteți specifica ce pagini doriți să convertiți. Selectați o serie de date, cum ar fi foile de lucru selectate, un anumit interval sau un întreg registru de lucru Excel. Există, de asemenea, date suplimentare de fișiere care nu pot fi imprimate, care pot fi inserate într-un document nou - etichetele structurii documentului și proprietățile sale. De regulă, parametrii deja setați în fereastră corespund cerințelor standard, dar, dacă este necesar, pot fi ajustați. Pentru a activa modificările, faceți clic pe „OK”.
   

   

7. Finalizăm procesul de conversie apăsând butonul „Salvare”.
   

   

8. Procesul de conversie poate dura ceva timp, în funcție de dimensiunea tabelelor. Un document PDF va apărea în folderul specificat. În conformitate cu setările, imediat după conversie, documentul se va deschide într-un editor care îl poate citi.
   

   

Convertiți foaia de calcul Excel în PDF folosind aplicații externe

Dacă utilizatorul lucrează cu foi de calcul Excel versiunile 1997-2003, apoi pentru a converti fișierul în format PDF trebuie să utilizați instrumente terțe. Unul dintre cele mai populare programe este FoxPDF Excel to PDF Converter.

1. Instalăm aplicația. Puteți descărca fișierul de instalare de pe site-ul oficial www.foxpdf.com.
2. Când porniți programul, va apărea o fereastră de lucru, în care ar trebui să mergeți la meniul „Adăugați fișierul Excel” pentru a selecta fișierul dorit.
   

   

3. Programul vă permite să convertiți mai multe fișiere simultan, ceea ce este un avantaj incontestabil. După ce ați decis cu privire la fișiere, faceți clic pe „Deschidere”.
   

   

4. Fișierele selectate vor fi afișate în fereastra programului. Fiecare fișier trebuie să aibă o bifă lângă el. Dacă caseta de selectare nu este bifată, fișierul va rămâne în același format.
   

   

5. După conversie, fișierele vor fi salvate în folderul care este selectat implicit. Pentru a selecta o altă adresă, accesați parametrul Cale de ieșire din partea de jos a paginii. Când faceți clic pe butonul cu puncte suspensive, va apărea un meniu cu adresa folderului curent. Dacă este necesar, locația de stocare poate fi schimbată.
   

   

6. Când toți pașii pregătitori sunt finalizați, treceți la conversie apăsând butonul PDF din dreapta liniei Cale de ieșire.
   

   

Aplicarea unui serviciu online pentru a converti formatul Excel în PDF

În ciuda simplității aplicației FoxPDF Excel to PDF Converter, acest software este plătit. Și dacă nevoia de a converti Excel în PDF apare extrem de rar, atunci poți folosi resursele online disponibile pe Internet.

Aceste resurse vă permit să convertiți gratuit tabelele în PDF, dar pot avea o limită a numărului de tranzacții pe zi. Unele servicii pot fi accesate numai după înregistrare și furnizarea adresei dvs. de e-mail valide, la care va fi trimis documentul deja convertit.

În plus, pentru a lucra cu anumite site-uri, trebuie să vă asigurați că fișierul îndeplinește cerințele. Luați în considerare principiul de funcționare a uneia dintre aceste resurse de internet pe exemplul SmallPDF:

1. Accesați site-ul https://smallpdf.com/en. Selectați categoria numită „Excel în PDF”.
   

   

2. Aici ar trebui, folosind butonul „Selectează fișierul”, să specificați documentul dorit sau pur și simplu să trageți și să plasați fișierul Excel în câmpul necesar. Resursa vă permite să convertiți mai multe documente simultan.
   

   

3. Urmează conversia automată. După finalizarea acestuia, fișierul terminat trebuie salvat prin activarea butonului „Salvare fișier”.
   

   

4. Va apărea o fereastră în care trebuie să specificați adresa folderului pentru plasarea fișierelor PDF.

Concluzie

Fiecare dintre aceste metode de conversie a foilor de calcul Excel în fișiere PDF are atât părți pozitive, cât și negative. Desigur, salvarea documentului direct în programul Excel vă permite să vă atingeți obiectivul rapid și convenabil. Dar, așa cum am menționat mai sus, această caracteristică a apărut doar în versiunea 2010.

Puteți utiliza resurse online pentru a converti fișiere numai dacă aveți o conexiune la Internet, iar aceasta nu este întotdeauna disponibilă. Aplicațiile și programele speciale sunt, de asemenea, convenabile de utilizat. În același timp, nu uitați că astfel de servicii necesită uneori o achiziție. În orice caz, alegerea modului de conversie a fișierului xls în pdf rămâne la latitudinea utilizatorului.