Cuprins
Ați creat vreodată o diagramă flux pentru un document sau un proces de afaceri? Unele companii cumpără software specializat scump care poate crea diagrame de flux cu câteva clicuri de mouse. Alte companii aleg o altă cale: folosesc un instrument pe care îl au deja și în care angajații lor știu să lucreze. Cred că ați ghicit că vorbim despre Microsoft Excel.
Fa un plan
Scopul unei organigrame este de a arăta structura logică a evenimentelor care trebuie să se întâmple, deciziile care trebuie luate și consecințele acestor decizii. Prin urmare, va fi, fără îndoială, mai ușor să construiți o diagramă, dacă vă faceți mai întâi câteva minute pentru a vă pune gândurile în ordine. O diagramă de flux formată din pași dezordonați, prost gândiți va fi de puțin folos.
Așa că luați câteva minute pentru a lua notițe. Nu contează în ce format, principalul lucru este să notezi fiecare pas al procesului și să repari fiecare decizie cu posibile consecințe.
Personalizați articolele
Pentru fiecare pas de schiță, adăugați elemente de diagramă în Excel.
- În fila Avansat Insera (Insert) faceți clic cifre (Forme).
- Lista deschisă de cifre este împărțită în grupuri principale. Derulați în jos până la grup Diagramă bloc (Diagramă de flux).
- Selectați un element.
- Pentru a adăuga text la un element, faceți clic dreapta pe el și selectați Schimbați textul (Editează textul).
- În fila Avansat Cadru (Format) Panglică de meniu Selectați stilul și schema de culori pentru articol.
Când ați terminat cu un element, adăugați următorul element pentru următorul element al structurii dorite, apoi următorul și așa mai departe până când întreaga structură apare pe ecran.
Acordați atenție formei fiecărui element de diagramă. Formularul îi spune cititorului ce funcție este executată la fiecare pas al structurii. Se recomandă ca toate formularele să fie utilizate în conformitate cu scopul lor general acceptat, deoarece utilizarea nestandardă a formularelor poate deruta cititorii.
Iată câteva dintre cele mai comune articole:
- Începutul sau sfârșitul diagramei:
- Flux de lucru, procedura de urmat:
- Un proces predefinit, cum ar fi o subrutină reutilizabilă:
- Tabelul bazei de date sau altă sursă de date:
- Luarea unei decizii, cum ar fi evaluarea dacă procesul precedent a fost efectuat corect. Liniile de legătură care emană din fiecare colț al rombului corespund diferitelor soluții posibile:
Organizați elementele
După ce toate elementele sunt introduse pe foaie:
- Pentru a aranja elementele într-o coloană uniformă, selectați mai multe elemente făcând clic pe ele cu tasta mouse-ului apăsată Schimba, apoi pe fila Cadru (Format) faceți clic Aliniere la centru (Aliniere la centru).
- Pentru a ajusta distanța dintre mai multe elemente, selectați-le și pe filă Cadru (Format) faceți clic Distribuiți pe verticală (Distribuie pe verticală).
- Asigurați-vă că dimensiunile elementelor sunt aceleași. Faceți toate elementele la aceeași înălțime și lățime pentru a face diagrama dumneavoastră să arate frumos și profesionist. Lățimea și înălțimea elementului pot fi setate prin introducerea valorilor dorite în câmpurile corespunzătoare din filă Cadru (Format) Panglici de meniu.
Configurați linii de legătură
În fila Avansat Insera (Insert) faceți clic cifre (Forme) și selectați o săgeată dreaptă sau o margine cu o săgeată.
- Utilizați o săgeată dreaptă pentru a conecta două elemente care sunt în succesiune directă.
- Utilizați o margine cu săgeată atunci când conectorul trebuie curbat, de exemplu, dacă doriți să reveniți la pasul anterior după un element de decizie.
Actiunile urmatoare
Excel oferă multe elemente suplimentare pentru crearea diagramelor de flux și o varietate nesfârșită de opțiuni de formatare personalizabile. Simțiți-vă liber să experimentați și să încercați toate opțiunile disponibile!