Cuprins
Excel este considerat de mulți un program de calcul pentru foi de calcul. Prin urmare, întrebarea cum să creați și să lucrați cu tabele poate părea ciudată la prima vedere. Dar puțini oameni știu care este principala diferență dintre Excel și foile de calcul. În plus, această componentă a pachetului Microsoft Office nu este întotdeauna interacțiunea cu foile de calcul. Mai mult, sarcina principală a Excel este prelucrarea informațiilor care pot fi prezentate sub diferite forme. De asemenea, sub formă tabelară.
Sau poate apărea o situație când este necesar să selectați un interval separat pentru tabel și să îl formatați în consecință. În general, există un număr mare de posibilități de utilizare a tabelelor, așa că haideți să le privim mai detaliat.
Conceptul de mese inteligente
Există încă o diferență între o foaie Excel și o foaie de calcul inteligentă. Prima este pur și simplu o zonă care conține un anumit număr de celule. Unele dintre ele pot fi umplute cu anumite informații, în timp ce altele sunt goale. Dar nu există nicio diferență fundamentală între ele din punct de vedere tehnic.
Dar o foaie de calcul Excel este un concept fundamental diferit. Nu se limitează la o serie de date, are proprietăți proprii, un nume, o anumită structură și un număr imens de avantaje.
Prin urmare, puteți selecta un nume separat pentru tabelul Excel – „Smart Table” sau Smart Table.
Creați o masă inteligentă
Să presupunem că am creat un interval de date cu informații despre vânzări.
Nu este încă o masă. Pentru a transforma un interval în el, trebuie să îl selectați și să găsiți fila „Inserare” și acolo găsiți butonul „Tabel” în blocul cu același nume.
Va apărea o fereastră mică. În ea, puteți ajusta setul de celule pe care doriți să le transformați într-un tabel. În plus, trebuie să specificați că prima linie conține titlurile coloanelor. De asemenea, puteți utiliza comanda rapidă de la tastatură Ctrl + T pentru a afișa aceeași casetă de dialog.
În principiu, nimic nu trebuie schimbat în majoritatea cazurilor. După ce acțiunea este confirmată prin apăsarea butonului „OK”, intervalul selectat anterior va deveni imediat un tabel.
Înainte de a seta direct proprietățile sale, trebuie să înțelegeți cum vede programul însuși tabelul. După aceea, multe lucruri vor deveni clare.
Înțelegerea structurii tabelului Excel
Toate tabelele au un nume specific afișat într-o filă specială Design. Este afișat imediat după selectarea oricărei celule. În mod implicit, numele ia forma „Tabel 1” sau „Tabel 2”, respectiv.
Dacă trebuie să aveți mai multe tabele într-un singur document, este recomandat să le dați astfel de nume, astfel încât mai târziu să puteți înțelege ce informații sunt conținute unde. În viitor, va deveni mult mai ușor să interacționați cu ei, atât pentru dvs., cât și pentru persoanele care vă vizualizează documentul.
În plus, tabelele cu nume pot fi utilizate în Power Query sau în alte suplimente.
Să numim tabelul nostru „Raport”. Numele poate fi văzut într-o fereastră numită manager de nume. Pentru a-l deschide, trebuie să mergeți pe următoarea cale: Formule – Nume definite – Manager de nume.
De asemenea, este posibil să introduceți manual formula, unde puteți vedea și numele tabelului.
Dar cel mai amuzant lucru este că Excel este capabil să vadă simultan tabelul în mai multe secțiuni: în întregime, precum și în coloane individuale, titluri, totaluri. Atunci linkurile vor arăta astfel.
În general, astfel de construcții sunt date numai în scopul unei orientări mai precise. Dar nu este nevoie să le memorezi. Acestea sunt afișate automat în sfaturi cu instrumente care apar după selectarea Tabelului și modul în care vor fi deschise parantezele pătrate. Pentru a le insera, trebuie mai întâi să activați aspectul în limba engleză.
Opțiunea dorită poate fi găsită folosind tasta Tab. Nu uitați să închideți toate parantezele care sunt în formulă. Pătratele nu fac excepție aici.
Dacă doriți să însumați conținutul întregii coloane cu vânzări, trebuie să scrieți următoarea formulă:
= SUMA (D2: D8)
După aceea, se va transforma automat în =SUMA(Raport[Vânzări]). Cu cuvinte simple, linkul va duce la o anumită coloană. Convenabil, de acord?
Astfel, orice diagramă, formulă, interval, în care un tabel inteligent va fi folosit pentru a prelua date din acesta, va folosi automat informații actualizate.
Acum să vorbim mai detaliat despre ce tabele pot avea proprietăți.
Tabele Excel: Proprietăți
Fiecare tabel creat poate avea mai multe titluri de coloană. Prima linie a intervalului servește apoi ca sursă de date.
În plus, dacă dimensiunea tabelului este prea mare, la derularea în jos, în loc de literele care indică coloanele corespunzătoare, sunt afișate numele coloanelor. Acest lucru va fi pe placul utilizatorului, deoarece nu va fi necesar să reparați manual zonele.
Include, de asemenea, un autofiltru. Dar dacă nu aveți nevoie, îl puteți dezactiva oricând din setări.
De asemenea, toate valorile care sunt scrise imediat sub ultima celulă a coloanei tabelului sunt atașate la aceasta. Prin urmare, ele pot fi găsite direct în orice obiect care utilizează date din prima coloană a tabelului în activitatea sa.
În același timp, celulele noi sunt formatate pentru designul tabelului și toate formulele specifice acestei coloane sunt scrise automat în ele. Cu cuvinte simple, pentru a mări dimensiunea tabelului și a-l extinde, trebuie doar să introduceți datele corecte. Orice altceva va fi adăugat de program. Același lucru este valabil și pentru coloanele noi.
Dacă o formulă este introdusă în cel puțin o celulă, atunci se răspândește automat în întreaga coloană. Adică, nu trebuie să completați manual celulele, totul se va întâmpla automat, așa cum se arată în această captură de ecran animată.
Toate aceste caracteristici sunt bune. Dar puteți personaliza singur masa și îi puteți extinde funcționalitatea.
Configurarea mesei
Mai întâi trebuie să deschideți fila „Designer”, unde se află parametrii tabelului. Le puteți personaliza adăugând sau ștergând anumite casete de selectare situate în grupul „Opțiuni stil tabel”.
Sunt oferite următoarele opțiuni:
- Adăugați sau eliminați un rând de antet.
- Adăugați sau eliminați un rând cu totaluri.
- Faceți liniile alternative.
- Evidențiați coloanele extreme cu caractere aldine.
- Activează sau dezactivează umplerile cu linii în dungi.
- Dezactivează filtrul automat.
De asemenea, puteți seta un alt format. Acest lucru se poate face folosind opțiunile din grupul Stiluri de tabel. Inițial, formatul este diferit de cel de mai sus, dar în acest caz puteți personaliza oricând aspectul dorit.
De asemenea, puteți găsi grupul „Instrumente”, unde puteți crea un tabel pivot, puteți șterge copii și puteți converti tabelul într-un interval standard.
Dar cea mai distractiv caracteristică este crearea de felii.
O felie este un tip de filtru care este afișat într-un element grafic separat. Pentru a-l introduce, trebuie să faceți clic pe butonul „Insert Slicer” cu același nume, apoi selectați coloanele pe care doriți să le părăsiți.
Gata, acum apare un panou, care listează toate valorile unice conținute în celulele acestei coloane.
Pentru a filtra tabelul, trebuie să selectați categoria care este cea mai interesantă în acest moment.
Pot fi selectate mai multe categorii folosind un slicer. Pentru a face acest lucru, trebuie să apăsați tasta Ctrl sau să faceți clic pe butonul din colțul din dreapta sus din stânga pentru eliminarea filtrului înainte de a începe selecția.
Pentru a seta parametrii direct pe panglică, puteți utiliza fila cu același nume. Cu ajutorul acestuia, este posibil să editați diverse proprietăți ale feliei: aspect, dimensiunea butonului, cantitate și așa mai departe.
Limitările cheie ale tabelelor inteligente
În ciuda faptului că foile de calcul Excel au multe avantaje, utilizatorul va trebui totuși să suporte câteva dezavantaje:
- Vizualizările nu funcționează. Cu cuvinte simple, nu există nicio modalitate de a vă aminti anumiți parametri ai foii.
- Nu puteți partaja cartea cu o altă persoană.
- Nu este posibil să se introducă subtotaluri.
- Nu puteți utiliza formule matrice.
- Nu există nicio modalitate de a îmbina celulele. Dar nu este recomandat să faceți acest lucru.
Cu toate acestea, există mult mai multe avantaje decât dezavantaje, așa că aceste dezavantaje nu vor fi foarte vizibile.
Exemple de mese inteligente
Acum este timpul să vorbim despre situațiile în care sunt necesare foi de calcul inteligente Excel și ce acțiuni pot fi întreprinse care nu sunt posibile cu gama standard.
Să presupunem că avem un tabel care arată încasările în numerar din achiziția de tricouri. Prima coloană conține numele membrilor grupului, iar în celelalte – câte tricouri s-au vândut și ce mărime au. Să folosim acest tabel ca exemplu pentru a vedea ce acțiuni posibile pot fi întreprinse, care sunt imposibile în cazul unui interval obișnuit.
Rezumând cu funcționalitatea Excel
În captura de ecran de mai sus, puteți vedea tabelul nostru. Să rezumam mai întâi toate mărimile tricourilor individual. Dacă utilizați un interval de date pentru a atinge acest obiectiv, va trebui să introduceți manual toate formulele. Dacă creați un tabel, atunci această povară împovărătoare nu va mai exista. Este suficient să includeți un articol, iar după aceea linia cu totalurile va fi generată de la sine.
Apoi, faceți clic dreapta pe orice loc. Apare un meniu pop-up cu un element „Tabel”. Are o opțiune „rând total”, pe care trebuie să o activați. Poate fi adăugat și prin intermediul constructorului.
În plus, în partea de jos a tabelului apare un rând cu totaluri. Dacă deschideți meniul derulant, puteți vedea următoarele setări acolo:
- In medie.
- Cantitate.
- Maxim.
- abatere de compensare.
Și mult mai mult. Pentru a accesa funcții care nu sunt incluse în lista de mai sus, trebuie să faceți clic pe elementul „Alte funcții”. Aici este convenabil ca intervalul să fie determinat automat. Noi am ales funcția USM, pentru că în cazul nostru trebuie să știm câte tricouri s-au vândut în total.
Inserarea automată a formulelor
Excel este un program cu adevărat inteligent. Este posibil ca utilizatorul să nu știe nici măcar că încearcă să prezică următoarele acțiuni. Am adăugat o coloană la sfârșitul tabelului pentru a analiza rezultatele vânzărilor pentru fiecare dintre cumpărători. După introducerea formulei în primul rând, aceasta este imediat copiată în toate celelalte celule, apoi întreaga coloană devine umplută cu valorile de care avem nevoie. Confortabil?
funcția de sortare
Mulți oameni folosesc meniul contextual pentru a folosi această sau acea funcție. Există aproape toate acțiunile care în majoritatea cazurilor trebuie efectuate. Dacă utilizați tabele inteligente, atunci funcționalitatea se extinde și mai mult.
De exemplu, trebuie să verificăm cine a transferat deja plata anticipată. Pentru a face acest lucru, trebuie să sortați datele după prima coloană. Să formatăm textul în așa fel încât să se poată înțelege cine a făcut deja o plată, cine nu și cine nu a furnizat documentele necesare pentru aceasta. Primul va fi marcat cu verde, al doilea cu roșu și al treilea cu albastru. Și să presupunem că ne confruntăm cu sarcina de a le grupa.
Mai mult, Excel poate face totul pentru tine.
Mai întâi trebuie să faceți clic pe meniul derulant situat lângă antetul coloanei „Nume” și să faceți clic pe elementul „Sortare după culoare” și să selectați culoarea roșie a fontului.
Totul, acum informațiile despre cine a făcut plata sunt prezentate clar.
Filtrare
De asemenea, este posibil să personalizați afișarea și ascunderea anumitor informații din tabel. De exemplu, dacă doriți să afișați doar acele persoane care nu au plătit, puteți filtra datele după această culoare. Este posibilă și filtrarea după alți parametri.
Concluzii
Astfel, foile de calcul inteligente din Excel vor servi ca ajutoare mari pentru rezolvarea oricăror probleme cu care trebuie doar să vă confruntați.