Compararea a 2 fișiere în Excel pentru diferențe

Fiecare utilizator poate întâlni o situație în care trebuie să compare două tabele. Ei bine, ca ultimă soluție, toată lumea trebuie să compare două coloane. Da, desigur, lucrul cu fișiere Excel este foarte convenabil și confortabil. Ne pare rău, aceasta nu este o comparație. Desigur, sortarea vizuală a unui tabel mic este posibilă, dar atunci când numărul de celule ajunge la mii, trebuie să utilizați instrumente analitice suplimentare.

Din păcate, încă nu a fost deschisă o baghetă magică care să vă permită să comparați automat toate informațiile între ele cu un singur clic. Prin urmare, trebuie să munciți, și anume, să colectați date, să specificați formulele necesare și să efectuați alte acțiuni care vă permit să automatizați măcar puțin comparațiile.

Există multe astfel de acțiuni. Să ne uităm la unele dintre ele.

Care este scopul comparării fișierelor Excel?

Pot exista un număr mare de motive pentru care mai multe fișiere Excel sunt comparate. Mai devreme sau mai târziu, fiecare utilizator se confruntă cu o astfel de nevoie și nu are astfel de întrebări. De exemplu, este posibil să doriți să comparați datele din două rapoarte pentru trimestre diferite pentru a vedea dacă situația financiară a crescut sau a scăzut.

Sau, alternativ, profesorul trebuie să vadă care studenți au fost dați afară din universitate comparând componența grupului de studenți anul trecut și anul acesta.

Pot exista un număr mare de astfel de situații. Dar să trecem la practică, pentru că tema este destul de complexă.

Toate modalitățile de a compara 2 tabele în Excel

Deși subiectul este complex, este ușor. Da, nu fi surprins. Este complex deoarece este alcătuit din mai multe părți. Dar aceste părți în sine sunt ușor de înțeles și de executat. Să vedem cum poți compara două foi de calcul Excel, direct în practică.

Formula de egalitate și testul fals-adevărat

Să începem, desigur, cu cea mai simplă metodă. Această metodă de comparare a documentelor este posibilă și într-o gamă destul de largă. Puteți compara nu numai valorile text, ci și pe cele numerice. Și să luăm un mic exemplu. Să presupunem că avem două intervale cu celule în format numeric. Pentru a face acest lucru, scrieți pur și simplu formula de egalitate =C2=E2. Dacă se dovedește că sunt egale, în celulă va fi scris „TRUE”. Dacă diferă, atunci FALSE. După aceea, trebuie să transferați această formulă în întregul interval folosind marcatorul de completare automată.

Acum diferența este vizibilă cu ochiul liber.

Evidențierea valorilor distincte

De asemenea, puteți realiza valori care diferă unele de altele evidențiate într-o culoare specială. Aceasta este, de asemenea, o sarcină destul de simplă. Dacă este suficient să găsiți diferențe între două intervale de valori sau tabele întregi, trebuie să mergeți la fila „Acasă” și să selectați elementul „Găsiți și evidențiați” acolo. Înainte de a da clic pe el, asigurați-vă că ați evidențiat setul de celule care stochează informații pentru comparație. 

În meniul care apare, faceți clic pe meniul „Selectați un grup de celule…”. În continuare, se va deschide o fereastră în care trebuie să selectăm diferențele după linii ca criteriu.

Compararea a 2 tabele folosind formatarea condiționată

Formatarea condiționată este o metodă foarte convenabilă și, mai ales, funcțională, care vă permite să alegeți o culoare care va evidenția o valoare diferită sau aceeași. Puteți găsi această opțiune în fila Acasă. Acolo puteți găsi un buton cu numele corespunzător și în lista care apare, selectați „Gestionați regulile”. Va apărea un manager de reguli, în care trebuie să selectăm meniul „Creare Rule”.

În continuare, din lista de criterii, trebuie să îl selectăm pe cel în care scrie că trebuie să folosim o formulă pentru a determina celulele care vor fi formatate într-un mod special. În descrierea regulii, trebuie să specificați o formulă. În cazul nostru, acesta este =$C2<>$E2, după care ne confirmăm acțiunile apăsând butonul „Format”. După aceea, setăm aspectul celulei și vedem dacă ne place printr-o mini fereastră specială cu o probă. 

Dacă totul se potrivește, faceți clic pe butonul „OK” și confirmați acțiunile.

În Managerul de reguli de formatare condiționată, utilizatorul poate găsi toate regulile de formatare care sunt în vigoare în acest document. 

Funcția COUNTIF + reguli de comparare a tabelului

Toate metodele pe care le-am descris mai devreme sunt convenabile pentru acele formate al căror format este același. Dacă tabelele nu au fost ordonate anterior, atunci cea mai bună metodă este să comparați două tabele folosind funcția COUNTIF si reguli. 

Să ne imaginăm că avem două intervale cu informații ușor diferite. Ne confruntăm cu sarcina de a le compara și de a înțelege ce valoare este diferită. Mai întâi trebuie să îl selectați în primul interval și să mergeți la fila „Acasă”. Acolo găsim elementul familiar anterior „Formatare condiționată”. Creăm o regulă și setăm regula să folosească o formulă. 

În acest exemplu, formula este așa cum se arată în această captură de ecran.

După aceea, setăm formatul așa cum este descris mai sus. Această funcție analizează valoarea conținută în celula C1 și se uită la intervalul specificat în formulă. Corespunde celei de-a doua coloane. Trebuie să luăm această regulă și să o copiem pe întregul interval. Ura, toate celulele cu valori care nu se repetă sunt evidențiate.

Funcția VLOOKUP pentru a compara 2 tabele

În această metodă, vom lua în considerare funcția VPR, care verifică dacă există potriviri în două tabele. Pentru a face acest lucru, trebuie să introduceți formula prezentată în imaginea de mai jos și să o transferați în întregul interval care este utilizat pentru comparație.

Această funcție iterează peste fiecare valoare și vede dacă există duplicate de la prima coloană la a doua. Ei bine, după efectuarea tuturor operațiunilor, această valoare este scrisă în celulă. Dacă nu este acolo, atunci obținem eroarea #N/A, care este suficientă pentru a înțelege automat ce valoare nu se va potrivi.

Dacă funcția IF

Funcția logică DACĂ - aceasta este o altă modalitate bună de a compara două intervale. Caracteristica principală a acestei metode este că puteți utiliza doar partea din matrice care este comparată, și nu întregul tabel. Acest lucru economisește resurse atât pentru computer, cât și pentru utilizator.

Să luăm un mic exemplu. Avem două coloane – A și B. Trebuie să comparăm unele dintre informațiile din ele între ele. Pentru a face acest lucru, trebuie să pregătim o altă coloană de serviciu C, în care este scrisă următoarea formulă.

Folosind o formulă care folosește funcții IF, DACA EROARE и MAI EXPUSĂ puteți itera peste toate elementele dorite din coloana A, apoi în coloana B. Dacă a fost găsit în coloanele B și A, atunci este returnat în celula corespunzătoare.

Macro VBA

O macro este cea mai complexă, dar și cea mai avansată metodă de comparare a două tabele. unele opțiuni de comparare nu sunt în general posibile fără scripturi VBA. Acestea vă permit să automatizați procesul și să economisiți timp. Toate operațiunile necesare pentru pregătirea datelor, dacă sunt programate o singură dată, vor continua să fie efectuate.

Pe baza problemei de rezolvat, puteți scrie orice program care compară date fără nicio intervenție a utilizatorului.

Cum se compară fișierele în Excel

Dacă utilizatorul și-a stabilit sarcina (bine, sau i s-a dat unul) să compare două fișiere, atunci acest lucru se poate face prin două metode simultan. Primul folosește o funcție specializată. Pentru a implementa această metodă, urmați instrucțiunile:

1. Deschideți fișierele pe care doriți să le comparați.
2. Deschideți fila „Vizualizare” – „Fereastră” – „Vizualizare una lângă alta”.

După aceea, două fișiere vor fi deschise într-un document Excel.

Același lucru se poate face cu instrumentele obișnuite Windows. Mai întâi trebuie să deschideți două fișiere în ferestre diferite. După aceea, luați o fereastră și trageți-o în partea stângă a ecranului. După aceea, deschideți o a doua fereastră și trageți-o în partea dreaptă. După aceea, cele două ferestre vor fi una lângă alta. 

Formatare condiționată pentru a compara 2 fișiere excel

De foarte multe ori a compara documente înseamnă a le afișa unul lângă celălalt. Dar, în unele cazuri, este posibil să se automatizeze acest proces folosind formatarea condiționată. Cu el, puteți verifica dacă există diferențe între foi. Acest lucru vă permite să economisiți timp care poate fi folosit în alte scopuri.

În primul rând, trebuie să transferăm foile comparate într-un singur document. 

Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți clic dreapta pe foaia corespunzătoare, apoi să faceți clic pe butonul „Mutați sau copiați” din meniul pop-up. În continuare, va apărea o casetă de dialog în care utilizatorul poate selecta documentul în care trebuie inserată această foaie.

Apoi, trebuie să selectați toate celulele dorite pentru a afișa toate diferențele. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este făcând clic pe celula din stânga sus și apoi apăsând combinația de taste Ctrl + Shift + End.

După aceea, accesați fereastra de formatare condiționată și creați o nouă regulă. Ca criteriu, folosim o formulă potrivită pentru un anumit caz, apoi setăm formatul.

Atenţie: trebuie indicate adresele celulelor cele care se află pe o altă foaie. Acest lucru se poate face prin meniul de introducere a formulei.

Compararea datelor în Excel pe diferite foi

Să presupunem că avem o listă de angajați care listează și salariile lor. Această listă este actualizată în fiecare lună. Această listă este copiată într-o foaie nouă.

Să presupunem că trebuie să comparăm salariile. În acest caz, puteți utiliza ca date tabele din foi diferite. Vom folosi formatarea condiționată pentru a evidenția diferențele. Totul este simplu.

Cu formatarea condiționată, puteți face comparații eficiente chiar dacă numele angajaților sunt într-o ordine diferită.

Cum să compari 2 foi în foaia de calcul Excel

Compararea informațiilor aflate pe două foi se realizează folosind funcția MAI EXPUSĂ. Ca prim parametru, există o pereche de valori pe care trebuie să le căutați pe foaia care este responsabilă pentru luna următoare. Mai simplu spus, martie. Putem desemna intervalul vizualizat ca o colecție de celule care fac parte din intervalele denumite, combinate în perechi.

Deci, puteți compara șiruri în funcție de două criterii – numele de familie și salariul. Ei bine, sau oricare altul, definit de utilizator. Pentru toate potrivirile care au putut fi găsite, în celula în care este introdusă formula este scris un număr. Pentru Excel, această valoare va fi întotdeauna adevărată. Prin urmare, pentru ca formatarea să fie aplicată acelor celule care au fost diferite, trebuie să înlocuiți această valoare cu MINCIUT, folosind funcția =NU().

Instrument de comparare a foilor de calcul

Excel are un instrument special care vă permite să comparați foile de calcul și să evidențiați automat modificările. 

Este important de reținut că acest instrument este disponibil numai pentru acei utilizatori care au achiziționat suite Office Professional Plus.

Îl puteți deschide direct din fila „Acasă” selectând elementul „Comparați fișiere”.

După aceea, va apărea o casetă de dialog în care trebuie să selectați a doua versiune a cărții. De asemenea, puteți introduce adresa de internet unde se află această carte.

După ce selectăm două versiuni ale documentului, trebuie să ne confirmăm acțiunile cu tasta OK.

În unele cazuri, poate fi generată o eroare. Dacă apare, poate indica faptul că fișierul este protejat prin parolă. După ce faceți clic pe OK, vi se va solicita să îl introduceți. 

Instrumentul de comparare arată ca două foi de calcul Excel una lângă cealaltă în aceeași fereastră. În funcție de dacă informațiile au fost adăugate, eliminate sau a existat o modificare a formulei (precum și alte tipuri de acțiuni), modificările sunt evidențiate în culori diferite. 

Cum se interpretează rezultatele comparației

Este foarte simplu: diferite tipuri de diferențe sunt indicate de diferite culori. Formatarea se poate extinde atât la umplerea celulei, cât și la textul în sine. Deci, dacă datele au fost introduse în celulă, atunci umplerea este verde. Dacă ceva devine neclar, serviciul în sine are simboluri care arată ce tip de schimbare este evidențiată în ce culoare.