Cuprins
Mulți utilizatori începători de Excel au adesea o întrebare: ce este o formulă Excel și cum să o introducă într-o celulă. Mulți chiar se gândesc de ce este nevoie. Pentru ei, Excel este o foaie de calcul. Dar, de fapt, acesta este un calculator mare multifuncțional și, într-o oarecare măsură, un mediu de programare.
Conceptul de formulă și funcție
Și toată munca în Excel se bazează pe formule, dintre care există un număr mare. În centrul oricărei formule se află o funcție. Este un instrument de calcul de bază care returnează o valoare în funcție de datele transmise după ce au fost preprocesate.
O formulă este un set de operatori logici, operații aritmetice și funcții. Nu conține întotdeauna toate aceste elemente. Calculul poate include, de exemplu, numai operații matematice.
În vorbirea de zi cu zi, utilizatorii Excel confundă adesea aceste concepte. De fapt, linia dintre ele este destul de arbitrară și ambii termeni sunt adesea folosiți. Cu toate acestea, pentru o mai bună înțelegere a lucrului cu Excel, este necesar să cunoașteți valorile corecte.
De fapt, aparatul terminologic este mult mai larg și include multe alte concepte care trebuie luate în considerare mai detaliat.
- Constant. Aceasta este o valoare care rămâne aceeași și nu poate fi modificată. Acesta ar putea fi, de exemplu, numărul Pi.
- Operatori. Acesta este un modul necesar pentru a efectua anumite operațiuni. Excel oferă trei tipuri de operatori:
- Aritmetic. Necesar pentru a adăuga, scădea, împărți și înmulți mai multe numere.
- Operator de comparație. Este necesar să se verifice dacă datele îndeplinesc o anumită condiție. Poate returna o singură valoare: fie adevărat, fie fals.
- Operator text. Este doar unul și este necesar pentru concatenarea datelor – &.
- Legătură. Aceasta este adresa celulei din care vor fi preluate datele, în interiorul formulei. Există două tipuri de legături: absolute și relative. Primele nu se schimbă dacă formula este mutată în alt loc. Cele relative, respectiv, schimbă celula în celula adiacentă sau corespunzătoare. De exemplu, dacă specificați o legătură către celula B2 într-o celulă și apoi copiați această formulă în cea adiacentă din dreapta, adresa se va schimba automat în C2. Link-ul poate fi intern sau extern. În primul caz, Excel accesează o celulă situată în același registru de lucru. În al doilea – în celălalt. Adică, Excel poate folosi datele aflate într-un alt document în formule.
Cum să introduceți date într-o celulă
Una dintre cele mai ușoare modalități de a insera o formulă care conține o funcție este să utilizați Expertul pentru funcții. Pentru a-l apela, trebuie să faceți clic pe pictograma fx puțin în stânga barei de formule (este situat deasupra tabelului, iar conținutul celulei este duplicat în ea dacă nu există nicio formulă în ea sau formula este afișat dacă este. Va apărea o astfel de casetă de dialog.
Acolo puteți selecta categoria de funcție și direct pe cea din listă pe care doriți să o utilizați într-o anumită celulă. Acolo puteți vedea nu numai lista, ci și ceea ce face fiecare dintre funcții.
A doua modalitate de a introduce formule este să utilizați fila corespunzătoare din panglica Excel.
Aici interfața este diferită, dar mecanica este aceeași. Toate funcțiile sunt împărțite pe categorii, iar utilizatorul o poate alege pe cea care i se potrivește cel mai bine. Pentru a vedea ce face fiecare dintre funcții, trebuie să plasați cursorul peste ea cu cursorul mouse-ului și să așteptați 2 secunde.
De asemenea, puteți introduce o funcție direct într-o celulă. Pentru a face acest lucru, trebuie să începeți să scrieți simbolul de introducere a formulei (= =) în el și să introduceți manual numele funcției. Această metodă este potrivită pentru utilizatorii mai experimentați care o cunosc pe de rost. Vă permite să economisiți mult timp.
După introducerea primelor litere, va fi afișată o listă, în care puteți selecta și funcția dorită și o introduceți. Dacă nu este posibil să utilizați mouse-ul, atunci puteți naviga prin această listă folosind tasta TAB. Dacă este, atunci este suficient să faceți dublu clic pe formula corespunzătoare. Odată ce funcția este selectată, va apărea o solicitare care vă permite să introduceți datele în ordinea corectă. Aceste date se numesc argumente ale funcției.
Dacă încă utilizați versiunea Excel 2003, atunci aceasta nu oferă o listă derulantă, așa că trebuie să vă amintiți numele exact al funcției și să introduceți date din memorie. Același lucru este valabil pentru toate argumentele funcției. Din fericire, pentru un utilizator experimentat, aceasta nu este o problemă.
Este important să începeți întotdeauna o formulă cu semn egal, altfel Excel va crede că celula conține text.
În acest caz, datele care încep cu semnul plus sau minus vor fi de asemenea considerate o formulă. Dacă după aceea există text în celulă, atunci Excel va da o eroare #NUME?. Dacă sunt date cifre sau numere, atunci Excel va încerca să efectueze operațiile matematice corespunzătoare (adunare, scădere, înmulțire, împărțire). În orice caz, este recomandat să începeți introducerea formulei cu semnul =, așa cum este de obicei.
În mod similar, puteți începe să scrieți o funcție cu semnul @, care va fi schimbată automat. Această metodă de introducere este considerată învechită și este necesară pentru ca versiunile mai vechi ale documentelor să nu-și piardă o anumită funcționalitate.
Conceptul de argumente ale funcției
Aproape toate funcțiile conțin argumente, care pot fi o referință de celulă, text, număr și chiar o altă funcție. Deci, dacă utilizați funcția ENECHET, va trebui să specificați numerele care vor fi verificate. Va fi returnată o valoare booleană. Dacă este un număr impar, va fi returnat TRUE. În consecință, dacă chiar, atunci „FALSE”. Argumentele, după cum puteți vedea din capturile de ecran de mai sus, sunt introduse între paranteze și sunt separate prin punct și virgulă. În acest caz, dacă se folosește versiunea în limba engleză a programului, virgula obișnuită servește ca separator.
Argumentul de intrare se numește parametru. Unele funcții nu le conțin deloc. De exemplu, pentru a obține ora și data curente într-o celulă, trebuie să scrieți formula =TATA (). După cum puteți vedea, dacă funcția nu necesită introducerea de argumente, parantezele trebuie încă specificate.
Câteva caracteristici ale formulelor și funcțiilor
Dacă datele din celula la care face referire formulă sunt editate, se va recalcula automat datele în consecință. Să presupunem că avem celula A1, care este scrisă într-o formulă simplă care conține o referință de celulă obișnuită = D1. Dacă modificați informațiile din el, atunci aceeași valoare va fi afișată în celula A1. În mod similar, pentru formule mai complexe care preiau date din celule specifice.
Este important să înțelegeți că metodele standard Excel nu pot face ca o celulă să-și returneze valoarea unei alte celule. În același timp, această sarcină poate fi realizată prin utilizarea macro-urilor – subrutine care efectuează anumite acțiuni într-un document Excel. Dar acesta este un subiect complet diferit, care în mod clar nu este pentru începători, deoarece necesită abilități de programare.
Conceptul unei formule matrice
Aceasta este una dintre variantele formulei, care este introdusă într-un mod ușor diferit. Dar mulți nu știu ce este. Deci, să înțelegem mai întâi sensul acestui termen. Este mult mai ușor de înțeles acest lucru cu un exemplu.
Să presupunem că avem o formulă SUMĂ, care returnează suma valorilor dintr-un anumit interval.
Să creăm un interval atât de simplu scriind numere de la unu la cinci în celulele A1:A5. Apoi specificam functia = SUMA (A1: A5) în celula B1. Ca urmare, numărul 15 va apărea acolo.
Este aceasta deja o formulă matrice? Nu, deși funcționează cu un set de date și ar putea fi numit unul. Să facem câteva modificări. Să presupunem că trebuie să adăugăm câte unul la fiecare argument. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți o funcție ca aceasta:
=SUMA(A1:A5+1). Se pare că vrem să adăugăm una la intervalul de valori înainte de a calcula suma lor. Dar chiar și în această formă, Excel nu va dori să facă acest lucru. El trebuie să arate acest lucru folosind formula Ctrl + Shift + Enter. Formula matricei diferă ca aspect și arată astfel:
{=SUMA(A1:A5+1)}
După aceea, în cazul nostru, va fi introdus rezultatul 20.
Nu are rost să introduceți acolade manual. Nu va face nimic. Dimpotrivă, Excel nici nu va crede că aceasta este o funcție și doar text în loc de formulă.
În cadrul acestei funcții, între timp, au fost efectuate următoarele acțiuni. În primul rând, programul descompune acest interval în componente. În cazul nostru, este 1,2,3,4,5. Apoi, Excel crește automat fiecare dintre ele cu unul. Apoi se adună numerele rezultate.
Există un alt caz în care o formulă matrice poate face ceva ce formula standard nu poate. De exemplu, avem un set de date listat în intervalul A1:A10. În cazul standard, zero va fi returnat. Dar să presupunem că avem o astfel de situație încât zero nu poate fi luat în considerare.
Să introducem o formulă care verifică intervalul pentru a vedea dacă nu este egal cu această valoare.
=МИН(ЕСЛИ(A1:A10<>0;A1:A10))
Aici există un sentiment fals că rezultatul dorit va fi atins. Dar nu este cazul, deoarece aici trebuie să utilizați o formulă matrice. În formula de mai sus se va verifica doar primul element, ceea ce, desigur, nu ni se potrivește.
Dar dacă o transformați într-o formulă matrice, alinierea se poate schimba rapid. Acum, cea mai mică valoare va fi 1.
O formulă matrice are, de asemenea, avantajul că poate returna mai multe valori. De exemplu, puteți transpune un tabel.
Astfel, există o mulțime de tipuri diferite de formule. Unele dintre ele necesită o introducere mai simplă, altele mai complexe. Formulele matrice pot fi deosebit de dificil de înțeles pentru începători, dar sunt foarte utile.