Când ne așezăm să scriem ceva despre afaceri, întotdeauna ne dorim ceva.
De exemplu, vrem să vindem un produs - și scriem o ofertă comercială. Vrem să obținem un loc de muncă - și scriem o scrisoare unui potențial angajator și atașăm un CV la scrisoare. Vrem ca acoperișul care curge să fie reparat - și scriem o declarație Biroului pentru Locuințe.
Cu alte cuvinte, încercăm să-l convingem pe destinatar să facă ceva - adică luăm o scrisoare persuasivă. În același timp, destinatarul — cumpărătorul, angajatorul și biroul de locuințe — nu vrea neapărat să fie convins. De cele mai multe ori, nu este dornic să cumpere de la noi, să ne angajeze sau să ne repare acoperișul. Cum să-l atingi pe al tău?
Îți amintești basmul rusesc „Prițesa broască”? În ea, Ivan Tsarevich, arzând cu prostie pielea de broască a soției sale, pornește să o salveze (soția lui, nu pielea) din ghearele lui Koshchei. Pe drum, Ivan întâlnește un urs, un iepure de câmp și o rață. Din foame și din lipsă de educație pentru mediu, Ivan Tsarevich se străduiește să-i împuște pe toți. Și, ca răspuns, aude celebra frază: „Nu mă ucide, Ivan Tsarevich, tot îți voi fi de folos”. Această frază este scrisoarea ta în miniatură. Are un scop — „nu ucide”, și argumente — „Îți voi fi de folos”. Și fii atent. Fiecare dintre animale are cel mai probabil o mie de motive pentru care nu ar trebui să fie mâncate: au o familie, copii și, în general, vor să trăiască... Dar animalele nu-i spun lui Ivan despre asta - pentru că nu-l interesează puțin. . Ei spun că îi vor fi de folos. Adică, ei convin în conformitate cu schema „Fă-o în felul meu și vei obține asta și asta”.
Și cum convingem, de exemplu, clienții noștri?
Să presupunem că compania noastră vinde produse software de gestionare a documentelor. Aceste programe vă permit să convertiți arhiva de hârtie a unui client în formă electronică și să lucrați cu ea pe un computer fără probleme. Lucrul este cu siguranță util - dar clienții încă nu cercetează piața în căutarea unor astfel de programe. Trebuie să le oferim aceste programe. Ne așezăm și emitem ceva de genul acesta:
Vă oferim produse software pentru managementul documentelor electronice. Aceste produse vă permit să scanați documente, să le încărcați într-o bază de date electronică, să indexați și să căutați după cuvinte cheie, să stocați un istoric al modificărilor documentelor și, dacă este necesar, să tipăriți copii pe hârtie...
Văd clienții că toate acestea le sunt utile? Dacă ar fi făcut-o, ar căuta deja astfel de programe. Dar dacă nu văd, cum pot fi convinși? Imaginează-ți câte documente sunt create și trimise în întreaga întreprindere astăzi. Câte mape, mape, rafturi, dulapuri, camere! Câți curieri, depozitari, arhivisti! Cât praf de hârtie! Câtă agitație să găsesc o bucată de hârtie acum un an! Ce bătaie de cap dacă această bucată de hârtie se pierde brusc! Acolo putem „util”, despre asta merită să scriem.
Vă oferim produse software pentru managementul documentelor electronice. Aceste produse permit întreprinderii să scape de durerea de cap eternă asociată fluxului de lucru pe hârtie. Nu mai trebuie să glisați și să plasați dosare voluminoase de documente, să alocați spațiu pentru a le stoca, să vă faceți griji pentru munții de hârtie înainte de fiecare inspecție de incendiu. Nu este nevoie să petreci ore sau chiar zile căutând scrisoarea sau nota potrivită...
Începeți cu o problemă sau o oportunitate
Ce altceva se poate face, cum altfel să evocați cu cuvintele prețuite? Să aruncăm o privire mai atentă la formula noastră „Fă-o în felul meu și vei obține asta și asta”. Formula este periculoasă! Noi spunem: „Fă-o în felul meu”, iar cititorul răspunde „Nu vreau!”, se întoarce și pleacă. Scriem „Îți oferim produse software”, iar el crede „Nu am nevoie”, și aruncă scrisoarea. Toate argumentele noastre nu ne salvează - pur și simplu nu ajung la obiect. Cum să fii? Întoarceți formula! „Vrei asta și asta? Fă-o în felul meu și vei obține!»
Cum ar putea fi adaptat acest lucru la vânzările noastre de produse software? Fluxul de lucru pe hârtie este durerea de cap a întreprinderii moderne. Dosare voluminoase cu documente, rânduri de rafturi, o cameră separată pentru arhivă. Praf de hârtie constant, revendicări eterne ale inspectorilor de pompieri, verificări... Găsirea oricărui document este o problemă, iar pierderea unui document este de două ori o problemă, pentru că nu poate fi restaurat. Puteți scăpa de această durere de cap — trebuie doar să treceți la gestionarea electronică a documentelor. Întreaga arhivă va fi plasată pe o singură matrice de discuri. Orice document poate fi găsit în câteva secunde. Backup-ul automat vă va proteja de pierderea documentelor... Acum cumpărătorul vede imediat ce îl îngrijorează în scrisoare și va citi mai departe cu interes. Deci, lecția de basme rusești ne va ajuta să vindem mărfurile.
Cu toate acestea, această tehnică este potrivită pentru orice scrisori persuasive. Luați, de exemplu, o scrisoare de intenție — cea cu care trimitem un CV unui potențial angajator. Și poți începe așa:
Postul vacant de manager de produs bancar pentru întreprinderile rusești mi-a atras imediat atenția! În prezent lucrez pentru o companie de producție unde sunt responsabil de finanțare și dezvoltare. Cu toate acestea, timp de mai bine de 4 ani am lucrat într-o poziție de conducere în sectorul bancar...
Dar este sigur că destinatarul va fi interesat? Se vede de aici că „încă îi vom fi de folos”? Este mai bine să arătați mai clar la începutul scrisorii cum va beneficia angajatorul:
Propun CJSC SuperInvest candidatura mea pentru funcția de manager de produse bancare pentru întreprinderile rusești. Sunt gata să ofer companiei experiența mea în sectorul bancar, cunoașterea nevoilor financiare ale întreprinderilor rusești și o bază extinsă de clienți. Sunt sigur că acest lucru îmi va permite să asigur o creștere constantă a vânzărilor corporative chiar și în perioade de criză pentru CJSC SuperInvest...
Și aici se dovedește și mai convingător și mai atractiv. Și aici principiul „Vrei asta și asta? Fă-o în felul meu și vei obține!» lucrări. Rămâne doar să-l folosești!