Cum să partajați un fișier Excel în același timp

În procesul de lucru la un document Excel, adesea devine necesar ca mai multe persoane să se conecteze la acesta simultan. Și de foarte multe ori numărul lor poate fi calculat în câteva zeci. Prin urmare, problema colaborării nu se limitează doar la conectarea oamenilor, deoarece aceștia pot face adesea schimbări conflictuale care trebuie să învețe cum să editeze rapid și eficient.

Cine o poate face? O persoană care are statutul de utilizator principal. Într-un cuvânt, ce trebuie făcut pentru ca munca în comun cu un document să fie nu numai posibilă, ci și eficientă?

Caracteristici de lucru cu un fișier Excel partajat

Lucrul cu un fișier partajat în Excel are propriile sale caracteristici. Deci, unele acțiuni nu sunt disponibile pentru utilizatori:

1. Crearea de tabele.
2. Gestionarea scenariilor, inclusiv vizualizarea acestora.
3. Îndepărtarea foilor.
4. Utilizatorii nu au capacitatea de a îmbina mai multe celule sau, dimpotrivă, de a împărți pe cele îmbinate anterior. 
5. Orice operațiuni cu date XML.

Cum pot fi ocolite aceste restricții? Trebuie doar să eliminați accesul general și apoi să îl returnați când este nevoie.

Iată o altă foaie de calcul cu unele sarcini care pot fi sau nu posibile dacă lucrați cu mai multe persoane pe aceeași foaie de calcul.

Cum să partajați un fișier Excel

Mai întâi trebuie să înțelegeți ce fișier trebuie să fie disponibil pentru editare de mai multe persoane simultan. Poate fi fie un fișier nou, fie unul existent. 

setări cont

Tot ce trebuie să faceți pentru a partaja un fișier în Excel se află în secțiunea Partajare cărți, care poate fi găsită accesând fila Revizuire.

Va apărea o fereastră cu două file. Ne interesează primul, care se deschide automat. Trebuie să bifăm caseta de lângă elementul marcat în captură de ecran cu un dreptunghi roșu. Cu acesta, permitem mai multor utilizatori să gestioneze un document.

După ce am deschis accesul pentru editare, trebuie să îl configuram. Pentru a face acest lucru, deschideți a doua filă.

După introducerea parametrilor, ne confirmăm acțiunile. Pentru a face acest lucru, faceți clic stânga pe butonul „OK”. Partajarea poate fi deschisă oricărei cărți, atât noi, cât și existente. În primul caz, va trebui să veniți cu un nume pentru ea. 

După aceea, trebuie să salvați fișierul pe computer.

Important! Formatul trebuie să fie astfel încât fișierul să poată fi deschis de către fiecare utilizator cu versiunea sa de foi de calcul.

Deschiderea unui fișier partajat

Trebuie să salvați fișierul într-o partajare de rețea sau într-un folder care are acces la participanții care doresc să folosească fișierul. După ce directorul este selectat, trebuie doar să facem clic pe butonul „Salvare”.

Cu toate acestea, nu este permisă utilizarea unui server web pentru a salva fișierul partajat. 

După efectuarea tuturor operațiunilor descrise mai sus, trebuie să verificați dacă este posibil să conectați alte persoane. Pentru a face acest lucru, deschideți fila „Date” și găsiți elementul „Conexiuni” direct sub acesta. Dacă faceți clic pe el, veți putea schimba link-urile sau linkurile. Dacă nu există un buton corespunzător, atunci nu există fișiere asociate.

În continuare, se deschide fila „Stare”, cu ajutorul căreia este posibilă verificarea conexiunilor. Faptul că totul este în regulă poate fi recunoscut prin prezența butonului „OK”.

Cum să deschideți un registru de lucru Excel partajat

Excel vă permite, de asemenea, să deschideți un registru de lucru partajat. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți clic pe butonul Office. Când apare panoul pop-up, trebuie să selectăm elementul „Deschidere” și să selectăm cartea care va fi folosită pentru partajare. După aceea, faceți din nou clic pe butonul Office și deschideți fereastra „Opțiuni Excel”, care poate fi găsită în partea de jos.

În partea stângă a ferestrei care apare, veți putea selecta o categorie de setări, dar ne interesează chiar prima, care conține cei mai generali parametri.

Apoi, accesați elementul „Setare personală”, unde trebuie să specificați date care vă permit să filtrați utilizatorii – nume de utilizator, porecla.

După efectuarea acestor operații, devine posibilă editarea informațiilor din document sau adăugarea unor date. Nu uitați să salvați modificările după ce le faceți.

Acest lucru poate cauza uneori probleme la salvare. De exemplu, partajarea este disponibilă doar pentru prima deschidere, iar când încercați să deschideți documentul a doua oară, programul afișează o eroare. Acest lucru se poate întâmpla din următoarele motive:

1. Dacă mai mulți participanți introduc date simultan în aceeași celulă. Sau orice alta parte.
2. Generarea unui jurnal de modificări care face ca registrul de lucru să crească în dimensiune. Acest lucru duce la probleme.
3. Utilizatorul a fost eliminat de la partajare. În acest caz, salvarea modificărilor nu va funcționa numai pe computerul său. 
4. Resursa de rețea este supraîncărcată.

Pentru a remedia problema, trebuie să urmați următorii pași:

1. Ștergeți jurnalul de modificări sau ștergeți informațiile redundante din acesta. 
2. Eliminați informațiile redundante din documentul în sine.
3. Reporniți partajarea. 
4. Deschideți un document Excel într-un alt editor de birou, apoi salvați-l din nou în format xls.

Adevărat, în versiunile recente această eroare nu se întâmplă la fel de des ca în versiunile mai vechi.

Cum să vizualizați activitatea membrilor

În timpul lucrului în comun, trebuie să monitorizați în mod constant, astfel încât unul dintre participanți să nu strice ceva. Prin urmare, trebuie să înveți să înțelegi ce acțiuni au fost comise de unul dintre ei. Pentru a face acest lucru, trebuie să efectuați următorii pași.

1. Accesați fila „Revizuire” și acolo găsiți elementul „Corectări”. În meniu, selectați elementul „Selectați corecțiile”.
   

   

2. În continuare, va apărea o fereastră în care puteți afla ce modificări au fost făcute de utilizatori. Această listă este generată automat. Puteți verifica dacă acesta este într-adevăr cazul uitându-vă la caseta de selectare de lângă elementul corespunzător din această casetă de dialog.
   

   

    În acest caz, numai acele modificări care au fost făcute de la ultima salvare vor fi afișate în lista din colțul din stânga sus. Acest lucru se face pentru comoditate, puteți oricând să vedeți editările anterioare în jurnal.

3. Fiecărui participant i se atribuie o anumită culoare, prin care puteți înțelege cine a făcut modificările. Etichetele sunt în colțul din stânga sus. De asemenea, puteți configura modificările de urmărire în funcție de timp, un anumit utilizator sau într-un anumit interval, precum și să dezactivați afișarea acestora.
   

   

4. Când treceți cu mouse-ul peste o celulă care are un astfel de semn, apare un mic bloc din care puteți înțelege cine a făcut modificările.
   

   

5. Pentru a face ajustări la regulile de afișare a corecțiilor, trebuie să reveniți la fereastra de setări și apoi să găsiți câmpul „După oră”, unde puteți seta un punct de plecare pentru vizualizarea modificărilor. Adică, ora de la care vor fi afișate corecțiile. Puteți seta perioada de la ultima salvare, puteți seta să afișeze toate modificările pentru tot timpul, exclusiv care nu sunt vizualizate, sau să specificați data de la care vor fi afișate.
   

   

6. De asemenea, puteți controla afișarea corecțiilor făcute numai de un anumit membru.
   

   

7. Folosind câmpul corespunzător, puteți seta intervalul foii în care vor fi înregistrate acțiunile comenzii.

De asemenea, puteți face alte modificări bifând casetele de selectare corespunzătoare în locurile potrivite.

Lista modificărilor nu este greutate moartă. Utilizatorul principal poate revizui editările altor participanți, confirmându-le sau respingându-le. Cum să o facă?

1. Accesați fila „Revizuire”. Există un meniu „Remedieri” unde utilizatorul poate gestiona corecțiile. În panoul pop-up, trebuie să selectați opțiunea „Acceptare / respingere corecții”, după care va fi afișată o fereastră în care sunt afișate corecțiile.
   

   

   

2. Selectarea editărilor poate fi efectuată conform acelorași criterii ca cele descrise mai devreme: în funcție de timp, de către un anumit utilizator sau într-un anumit interval. După setarea parametrilor necesari, apăsați butonul OK.
3. În continuare, vor fi afișate toate ajustările care îndeplinesc condițiile stabilite la pasul anterior. Puteți să fiți de acord cu o anumită modificare sau să o respingeți făcând clic pe butonul corespunzător din partea de jos a ferestrei. De asemenea, este posibil să acceptați sau să respingeți ajustări în loturi.
   

   

Acum s-au lăsat ajustările necesare, iar cele suplimentare au fost eliminate.

Cum să eliminați utilizatorul din fișierul excel

Din când în când, devine necesar să eliminați utilizatorii de la co-autorare. Pot exista un număr mare de motive: li s-a dat o altă sarcină, participantul a început să facă editări de pe un alt computer și așa mai departe. Implementarea acestei sarcini în Excel nu este deloc dificilă.

Mai întâi, deschideți fila „Revizuire”. Există un grup „Modificări”, unde există o opțiune „Acces la carte”.

După aceea, aceeași fereastră pe care am văzut-o mai devreme va apărea pe ecran. O listă cu toate persoanele care pot face modificări în tabel poate fi găsită în fila Editare. Pentru a elimina un utilizator de care nu avem nevoie în acest moment, trebuie să îl găsiți în această listă, să îl selectați apăsând butonul stâng al mouse-ului și să faceți clic pe butonul „Șterge”, care se află mai jos.

În continuare, Excel va avertiza utilizatorul că este posibil ca corecțiile făcute de acest participant să nu fie salvate dacă în prezent efectuează modificări în registrul de lucru. Dacă sunteți de acord, faceți clic pe „OK”, iar utilizatorul nu va mai fi distribuit.

Cum să limitați utilizarea unui registru de lucru partajat

Cea mai bună modalitate de a limita utilizarea unui registru partajat este eliminarea utilizatorului. Dacă acest lucru nu este potrivit, puteți seta dreptul de a vizualiza sau edita cartea unui anumit participant.

Acestea fiind spuse, este important să ne amintim că unele limitări sunt incluse în partajare în mod implicit. Ele au fost descrise mai sus. Să le amintim, pentru că repetiția este mama învățării.

1. Este interzisă crearea de tabele inteligente care actualizează automat datele și au multe alte caracteristici.
2. Nu poți gestiona scripturile. 
3. Există o restricție încorporată privind ștergerea foilor, conectarea sau deconectarea celulelor.
4. Efectuați toate operațiunile pe date XML. Cu cuvinte simple, există restricții privind structurarea unei cantități mari de date, inclusiv editarea matricelor acestora. XML este unul dintre cele mai obscure tipuri de fișiere pentru începători, dar este într-adevăr destul de simplu. Cu acest tip de fișier, puteți transfera date făcând modificări în lot în document. 

Mai simplu spus, co-autorarea vă permite să efectuați operațiuni standard pe un document, dar mai multe opțiuni profesionale sunt disponibile doar pentru o singură persoană. Acest lucru se datorează faptului că aceleași macrocomenzi sau modificări de lot XML sunt oarecum mai dificil de retras. 

Dezactivarea partajării și apoi reactivarea acesteia este o altă modalitate de a limita ceea ce pot face utilizatorii Excel. Puteți face singur modificările necesare, privând astfel temporar alte persoane de posibilitatea de a edita ceva.

Pentru a face acest lucru, trebuie să urmați acești pași.

1. Deschideți fila „Revizuire”, accesați elementul „Corectări” și selectați elementul „Evidențiați revizuiri” din meniul pop-up.
2. După aceea, apare o fereastră în care trebuie să debifați casetele de lângă elementele „Utilizator” și „În interval”.
3. După aceea, apare un jurnal de modificări, care este necesar pentru backupul datelor.

După aceea, puteți dezactiva partajarea. Pentru a face acest lucru, pe aceeași filă de pe panglică, selectați elementul „Acces la carte” și debifați „Permiteți mai multor utilizatori să modifice fișierul”.

Gata, acum partajarea este dezactivată.

Deci, este destul de ușor să configurați co-autorarea în Excel. Desigur, există unele restricții care nu vă permit să utilizați documentul la maximum. Dar ele sunt rezolvate destul de simplu, este suficient să dezactivați partajarea pentru un timp și apoi să o porniți când au fost făcute modificările necesare.