Cuprins
În munca profesională cu foi de calcul, nu este neobișnuit să interacționați cu datele și orele. Nu te vei putea descurca fără ea. Prin urmare, Dumnezeu însuși a poruncit să învețe cum să lucreze cu date de acest tip. Acest lucru vă va economisi o cantitate imensă de timp și vă va preveni o mulțime de greșeli în timp ce lucrați cu foi de calcul.
Din păcate, mulți începători nu știu cum sunt procesate datele. Prin urmare, înainte de a lua în considerare această clasă de operațiuni, este necesar să se efectueze un program educațional mai detaliat.
Cum este reprezentată o dată în Excel
Informațiile despre dată sunt procesate ca număr de zile de la 0 ianuarie 1900. Da, nu vă înșelați. Într-adevăr, de la zero. Dar acest lucru este necesar pentru a exista un punct de plecare, astfel încât 1 ianuarie să fie considerat deja numărul 1 și așa mai departe. Valoarea maximă a datei acceptată este 2958465, care la rândul său este 31 decembrie 9999.
Această metodă face posibilă utilizarea datelor pentru calcule și formule. Deci, Excel face posibilă determinarea numărului de zile între date. Schema este simplă: al doilea este scăzut dintr-un număr, iar apoi valoarea rezultată este convertită într-un format de dată.
Pentru mai multă claritate, iată un tabel care arată datele cu valorile lor numerice corespunzătoare.
Pentru a determina numărul de zile care au trecut de la data A la data B, trebuie să scazi prima din ultima. În cazul nostru, aceasta este formula = B3-B2. După introducerea acestuia, rezultatul este următorul.
Este important să rețineți că valoarea este în zile, deoarece am ales un alt format pentru celulă decât data. Dacă inițial am fi ales formatul „Date”, atunci rezultatul ar fi fost acesta.
Este important să acordați atenție acestui punct în calculele dvs.
Adică, pentru a afișa numărul de serie corect care corespunde pe deplin datei, trebuie să utilizați orice format, altul decât data. La rândul său, pentru a transforma numărul într-o dată, ar trebui să setați formatul corespunzător.
Cum este reprezentat timpul în Excel
Modul în care este reprezentat timpul în Excel este ușor diferit de dată. Ziua este luată ca bază, iar ore, minute, secunde sunt părțile sale fracționale. Adică, 24 de ore este 1 și orice valoare mai mică este considerată fracțiunea sa. Deci, 1 oră este 1/24 dintr-o zi, 1 minut este 1/1140 și 1 secundă este 1/86400. Cea mai mică unitate de timp disponibilă în Excel este 1 milisecundă.
Similar datelor, acest mod de reprezentare face posibilă efectuarea de calcule cu timpul. Adevărat, există un lucru incomod aici. După calcule, obținem o parte din zi, nu numărul de zile.
Captura de ecran arată valorile în format numeric și în formatul „Ora”.
Metoda de calcul a orei este similară cu data. Este necesar să se scadă timpul anterior din timpul ulterioară. În cazul nostru, aceasta este formula = B3-B2.
Deoarece celula B4 a avut mai întâi un format General, apoi la sfârșitul introducerii formulei, se schimbă imediat în „Ora”.
Excel, atunci când lucrează cu timpul, efectuează operațiile aritmetice obișnuite cu numere, care sunt apoi traduse în formatul de timp cunoscut nouă.
Format de dată și oră
Din câte știm, datele și orele pot fi stocate în diferite formate. Prin urmare, trebuie să știți cum să le introduceți corect, astfel încât formatarea să fie corectă.
Desigur, puteți folosi numărul de serie al zilei sau al unei părți a zilei când introduceți data și ora, dar această abordare este foarte incomodă. În plus, va trebui să aplicați în mod constant un anumit format celulei, ceea ce nu face decât să mărească disconfortul.
Prin urmare, Excel vă permite să specificați ora și data în moduri diferite. Dacă aplicați unul dintre ele, atunci programul convertește imediat informațiile în numărul corespunzător și aplică formatul corect celulei.
Consultați tabelul de mai jos pentru o listă a metodelor de introducere a datei și orei acceptate de Excel. Coloana din stânga listează formatele posibile, iar coloana din dreapta arată cum vor fi afișate în Excel după conversie. Este important de reținut că, dacă nu este specificat anul, cel curent, care este setat în sistemul de operare, este atribuit automat.
De fapt, există mult mai multe moduri de afișare. Dar acestea sunt suficiente. De asemenea, opțiunea de înregistrare specifică a datei poate diferi în funcție de țară sau regiune, precum și de setările sistemului de operare.
Formatare personalizată
În timp ce lucrează cu celule, utilizatorul poate determina care va fi formatul. El poate face astfel încât să fie afișate doar ora, luna, ziua și așa mai departe. De asemenea, este posibilă ajustarea ordinii în care este formulată data, precum și separatoarele.
Pentru a accesa fereastra de editare, trebuie să deschideți fila „Număr”, unde puteți găsi opțiunea „Format celule”. În caseta de dialog care se deschide, va exista o categorie „Dată” în care puteți selecta formatul corect de dată.
Dacă selectați categoria „Ora”, atunci, în consecință, va apărea o listă cu opțiuni pentru afișarea timpului.
Pentru a aplica o anumită opțiune de formatare unei celule, trebuie să selectați formatul dorit și să faceți clic pe OK. După aceea, rezultatul va fi aplicat. Dacă nu există suficiente formate pe care Excel le oferă, atunci puteți găsi categoria „Toate formatele”. Există și o mulțime de opțiuni acolo.
Dacă nicio opțiune nu este potrivită, atunci este întotdeauna posibil să creați propria dvs. Este foarte ușor să faci asta. Trebuie doar să selectați formatele prestabilite ca probă și să urmați acești pași:
- Selectați celula al cărei format doriți să îl schimbați.
- Deschideți caseta de dialog „Format celule” și găsiți fila „Număr”.
- În continuare, se deschide categoria „Toate formatele”, unde găsim câmpul de introducere „TIP”. Acolo trebuie să specificați un cod de format de număr. După ce îl introduceți, faceți clic pe „OK”.
- După acești pași, celula va afișa informații despre dată și oră într-un format personalizat.
Utilizarea funcțiilor cu date și ore
Când lucrează cu date și ore, utilizatorul poate folosi mai mult de 20 de funcții diferite. Și deși această sumă poate fi prea mare pentru cineva, toate pot fi folosite pentru a atinge anumite obiective.
Pentru a accesa toate funcțiile posibile, trebuie să accesați categoria „Dată și oră” din grupul „Biblioteca de funcții”. Vom lua în considerare doar câteva dintre funcțiile principale care fac posibilă extragerea diverșilor parametri din date și ore.
AN()
Oferă posibilitatea de a obține anul care corespunde unei anumite date. După cum știți deja, această valoare poate fi între 1900 și 9999.
Celula 1 arată data în formatul DDDD ZZ.LL.AAAA hh:mm:ss. Acesta este formatul pe care l-am creat mai devreme. Să luăm ca exemplu o formulă care determină câți ani au trecut între două date.
În același timp, dacă te uiți mai atent, se dovedește că funcția nu a calculat rezultatul complet corect. Motivul este că folosește doar datele în calculele sale.
LUNĂ()
Cu această funcție, puteți evidenția numărul lunii corespunzător unei anumite date. Returnează un rezultat cuprins între 1 și 12. Acest număr corespunde la rândul său cu numărul lunii.
ZI()
Similar cu funcțiile anterioare, aceasta returnează numărul zilei dintr-o dată dată. Rezultatul calculului poate varia de la 1 la 31.
TIMP()
După cum sugerează și numele, această funcție returnează numărul orei, care variază de la 0 la 23.
MINUTES()
O funcție care returnează numărul de minute dintr-o anumită celulă. Valorile posibile care sunt returnate sunt de la 0 la 59.
SECONDS()
Această funcție returnează aceleași valori ca cea anterioară, cu excepția faptului că returnează secunde.
ZI()
Cu această funcție, puteți afla numărul zilei din săptămână care este utilizat în această dată. Valorile posibile sunt de la 1 la 7, dar rețineți că numărătoarea inversă începe de duminică, nu de luni, așa cum facem de obicei.
Cu toate acestea, folosind al doilea argument, această funcție vă permite să personalizați formatul. De exemplu, dacă treceți valoarea 2 ca al doilea parametru, puteți seta formatul astfel încât numărul 1 să însemne luni în loc de duminică. Acest lucru este mult mai convenabil pentru utilizatorul casnic.
Dacă scriem 2 în al doilea argument, atunci în cazul nostru funcția va returna valoarea 6, care corespunde sâmbătei.
ASTĂZI()
Această funcție este foarte simplă: nu sunt necesare argumente pentru ca aceasta să funcționeze. Returnează numărul de serie al datei care este setată pe computer. Dacă este aplicat unei celule pentru care este setat formatul General, atunci va fi convertit automat în formatul „Dată”.
TATA ()
De asemenea, această funcție nu necesită niciun argument. Funcționează la fel ca și precedentul, doar cu data și ora. Se folosește dacă este necesar să se introducă în celulă data și ora curentă care sunt setate în computer. Și la fel ca în funcția anterioară, la aplicarea acesteia, celula este convertită automat în formatul de dată și oră, cu condiția ca formatul „General” să fi fost setat înainte.
Atât funcția anterioară, cât și această funcție sunt modificate automat de fiecare dată când foaia este recalculată, făcând posibilă afișarea celei mai actualizate ore și date.
De exemplu, o astfel de formulă poate determina ora curentă.
=AZI()-ASTĂZI()
În acest caz, formula va determina fracția de zi în format zecimal. Adevărat, va trebui să aplicați formatul orei celulei în care este scrisă formula, dacă doriți să afișați exact ora, și nu numărul.
DATA()
Această funcție are trei argumente, fiecare dintre ele trebuie introdus. După calcule, această funcție returnează numărul de serie al datei. Celula este convertită automat în formatul „Dată” dacă a avut înainte un format „General”.
Argumentul Zi sau Lună poate fi pozitiv sau negativ. În primul caz, data crește, iar în al doilea, scade.
De asemenea, puteți utiliza operații matematice în argumentele funcției DATE. De exemplu, această formulă adaugă 1 an, 5 luni și 17 zile la data din celula A1.
Și o astfel de formulă face posibilă transformarea unui șir de text într-o dată de lucru cu drepturi depline, care poate fi folosită în alte funcții.
TIMP()
La fel ca și funcția DATA(), această funcție are trei parametri necesari – ore, minute și secunde. După ce îl utilizați, în celula rezultată va apărea un număr zecimal, dar celula în sine va fi formatată în formatul „Ora” dacă a avut înainte formatul „General”.
Prin principiul său de funcționare, funcția TIMP() и DATA() o multime de lucruri asemanatoare. Prin urmare, nu are sens să te concentrezi asupra ei.
Este important de reținut că această funcție nu poate returna un timp mai mare de 23:59:59. Dacă rezultatul este mai mare decât acesta, funcția este resetată automat la zero.
funcții DATA() и TIMP() pot fi aplicate împreună.
În această captură de ecran, celula D1, care a folosit ambele aceste funcții, are un format de dată și oră.
Funcții de calcul pentru data și ora
În total există 4 funcții care vă permit să efectuați operații matematice cu data și ora.
DATEMES()
Folosind această funcție, puteți afla numărul ordinal al unei date care se află în spatele unui număr cunoscut de luni (sau înaintea unuia dat). Această funcție are două argumente: data de începere și numărul de luni. Al doilea argument poate fi fie pozitiv, fie negativ. Prima opțiune trebuie specificată dacă doriți să calculați data viitoare, iar a doua – dacă este cea anterioară.
EOMONTH()
Această funcție face posibilă determinarea numărului ordinal al ultimei zile a lunii care este în urmă sau înaintea unei date date. Are aceleasi argumente ca si precedenta.
ZI DE LUCRU()
La fel ca și funcția DATEMES(), doar întârzierea sau avansul se produce cu un anumit număr de zile lucrătoare. Sintaxa este similară.
Toate aceste trei funcții returnează un număr. Pentru a vedea data, trebuie să convertiți celula în formatul corespunzător.
CLAR()
Această funcție simplă determină numărul de zile lucrătoare dintre data 1 și data 2.