Cuprins
Excel este unul dintre cele mai bune software de analiză a datelor. Și aproape fiecare persoană, într-un stadiu sau altul al vieții, a trebuit să se ocupe de numere și date text și să le prelucreze în termene strânse. Dacă mai trebuie să faceți acest lucru, atunci vă vom descrie tehnici care vă vor ajuta la îmbunătățirea semnificativă a vieții. Și pentru a-l face mai vizual, vom arăta cum să le implementăm folosind animații.
Analiza datelor prin tabelele pivot Excel
Tabelele pivot sunt una dintre cele mai simple modalități de automatizare a procesării informațiilor. Vă permite să acumulați o gamă largă de date care nu sunt absolut structurate. Dacă îl utilizați, puteți uita aproape pentru totdeauna ce sunt un filtru și sortarea manuală. Și pentru a le crea, apăsați doar câteva butoane și introduceți câțiva parametri simpli, în funcție de modul de prezentare a rezultatelor de care aveți nevoie în mod specific într-o anumită situație.
Există multe modalități de automatizare a analizei datelor în Excel. Acestea sunt atât instrumente încorporate, cât și suplimente care pot fi descărcate de pe Internet. Există, de asemenea, un supliment „Analysis Toolkit”, care a fost dezvoltat de Microsoft. Are toate caracteristicile necesare, astfel încât să puteți obține toate rezultatele de care aveți nevoie într-un singur fișier Excel.
Pachetul de analiză a datelor dezvoltat de Microsoft poate fi utilizat doar pe o singură foaie de lucru într-o singură unitate de timp. Dacă va procesa informații situate pe mai multe, atunci informațiile rezultate vor fi afișate exclusiv pe unul. În altele, intervalele vor fi afișate fără nicio valoare, în care există doar formate. Pentru a analiza informațiile pe mai multe foi, trebuie să utilizați acest instrument separat. Acesta este un modul foarte mare care acceptă un număr mare de caracteristici, în special, vă permite să efectuați următoarele tipuri de procesare:
- Analiza dispersiei.
- Analiza corelației.
- Covarianta.
- Calcularea mediei mobile. O metodă foarte populară în statistică și tranzacționare.
- Obțineți numere aleatorii.
- Efectuați operațiuni de selecție.
Acest supliment nu este activat implicit, dar este inclus în pachetul standard. Pentru a-l folosi, trebuie să îl activați. Pentru a face acest lucru, urmați următorii pași:
- Accesați meniul „Fișier” și acolo găsiți butonul „Opțiuni”. După aceea, accesați „Suplimente”. Dacă ați instalat versiunea 2007 de Excel, atunci trebuie să faceți clic pe butonul „Opțiuni Excel”, care se află în meniul Office.
- Apoi, apare un meniu pop-up, intitulat „Management”. Acolo găsim elementul „Suplimente Excel”, faceți clic pe el și apoi – pe butonul „Go”. Dacă utilizați un computer Apple, deschideți fila „Instrumente” din meniu, apoi găsiți elementul „Suplimente pentru Excel” în lista derulantă.
- În dialogul care a apărut după aceea, trebuie să bifați caseta de lângă elementul „Pachet de analiză”, apoi confirmați acțiunile făcând clic pe butonul „OK”.
În unele situații, se poate dovedi că acest supliment nu a putut fi găsit. În acest caz, nu va fi în lista de suplimente. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul „Răsfoiți”. De asemenea, este posibil să primiți informații că pachetul lipsește complet de pe acest computer. În acest caz, trebuie să îl instalați. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul „Da”.
Înainte de a putea activa pachetul de analiză, trebuie mai întâi să activați VBA. Pentru a face acest lucru, trebuie să îl descărcați în același mod ca și suplimentul în sine.
Cum se lucrează cu tabele pivot
Informația inițială poate fi orice. Acestea pot fi informații despre vânzări, livrare, expedieri de produse și așa mai departe. Indiferent de aceasta, succesiunea de pași va fi întotdeauna aceeași:
- Deschideți fișierul care conține tabelul.
- Selectați intervalul de celule pe care le vom analiza folosind tabelul pivot.
- Deschideți fila „Inserare” și acolo trebuie să găsiți grupul „Tabele”, unde există un buton „Tabel pivotant”. Dacă utilizați un computer sub sistemul de operare Mac OS, atunci trebuie să deschideți fila „Date”, iar acest buton va fi localizat în fila „Analiză”.
- Aceasta va deschide un dialog intitulat „Creați tabel pivot”.
- Apoi setați afișarea datelor pentru a se potrivi cu intervalul selectat.
Am deschis un tabel, informația în care nu este în niciun fel structurată. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza setările pentru câmpurile tabelului pivot din partea dreaptă a ecranului. De exemplu, să trimitem „Suma comenzilor” în câmpul „Valori” și informații despre vânzători și data vânzării – în rândurile tabelului. Pe baza datelor cuprinse în acest tabel, sumele au fost determinate automat. Dacă este necesar, puteți deschide informații pentru fiecare an, trimestru sau lună. Acest lucru vă va permite să obțineți informațiile detaliate de care aveți nevoie la un anumit moment.
Setul de parametri disponibili va diferi de câte coloane există. De exemplu, numărul total de coloane este 5. Și trebuie doar să le plasăm și să le selectăm în mod corect și să arătăm suma. În acest caz, efectuăm acțiunile prezentate în această animație.
Puteți specifica tabelul pivot specificând, de exemplu, o țară. Pentru a face acest lucru, includem elementul „Țară”.
De asemenea, puteți vizualiza informații despre vânzători. Pentru a face acest lucru, înlocuim coloana „Țară” cu „Vânzător”. Rezultatul va fi următorul.
Analiza datelor cu hărți 3D
Această metodă de vizualizare geo-referențiată face posibilă căutarea modelelor legate de regiuni, precum și analiza acestui tip de informații.
Avantajul acestei metode este că nu este necesară înregistrarea separată a coordonatelor. Trebuie doar să scrieți corect locația geografică în tabel.
Cum să lucrați cu hărți 3D în Excel
Secvența de acțiuni pe care trebuie să le urmați pentru a lucra cu hărți 3D este următoarea:
- Deschideți un fișier care conține intervalul de date de interes. De exemplu, un tabel în care există o coloană „Țară” sau „Oraș”.
- Informațiile care vor fi afișate pe hartă trebuie mai întâi formatate ca tabel. Pentru a face acest lucru, trebuie să găsiți elementul corespunzător în fila „Acasă”.
- Selectați celulele de analizat.
- După aceea, mergeți la fila „Inserare” și acolo găsim butonul „Hartă 3D”.
Apoi este afișată harta noastră, unde orașele din tabel sunt reprezentate sub formă de puncte. Dar nu avem nevoie doar de prezența pe hartă a informațiilor despre așezări. Este mult mai important pentru noi să vedem informațiile care sunt legate de ele. De exemplu, acele sume care pot fi afișate ca înălțime a coloanei. După ce efectuăm acțiunile indicate în această animație, când treceți cu mouse-ul peste coloana corespunzătoare, se vor afișa datele asociate acesteia.
De asemenea, puteți utiliza o diagramă circulară, care este mult mai informativă în unele cazuri. Mărimea cercului depinde de suma totală.
Foaia de prognoză în Excel
Adesea, procesele de afaceri depind de caracteristicile sezoniere. Și astfel de factori trebuie luați în considerare în etapa de planificare. Există un instrument special Excel pentru aceasta, care vă va plăcea cu precizia sa ridicată. Este semnificativ mai funcțional decât toate metodele descrise mai sus, indiferent cât de excelente ar fi acestea. În același mod, domeniul de aplicare al acestuia este foarte larg – comercial, financiar, de marketing și chiar structuri guvernamentale.
Important: pentru a calcula prognoza, trebuie să obțineți informații pentru data anterioară. Calitatea prognozei depinde de cât de lung sunt datele. Se recomandă să aveți date care sunt defalcate în intervale regulate (de exemplu, trimestrial sau lunar).
Cum se lucrează cu foaia de prognoză
Pentru a lucra cu o foaie de prognoză, trebuie să faceți următoarele:
- Deschideți fișierul, care conține o cantitate mare de informații despre indicatorii pe care trebuie să-i analizăm. De exemplu, pe parcursul anului trecut (deși cu cât mai mulți, cu atât mai bine).
- Evidențiați două linii de informații.
- Accesați meniul „Date”, apoi faceți clic pe butonul „Foaie de prognoză”.
- După aceea, se va deschide un dialog în care puteți selecta tipul de reprezentare vizuală a prognozei: un grafic sau o histogramă. Alege-l pe cel care se potrivește situației tale.
- Setați data la care ar trebui să se încheie prognoza.
În exemplul de mai jos, oferim informații pentru trei ani – 2011-2013. În acest caz, se recomandă indicarea intervalelor de timp, și nu a unor numere specifice. Adică, este mai bine să scrieți martie 2013, și nu un număr anume precum 7 martie 2013. Pentru a obține o prognoză pentru anul 2014 pe baza acestor date este necesar să obțineți date aranjate pe rânduri cu data și indicatorii care erau în acel moment. Evidențiați aceste rânduri.
Apoi accesați fila „Date” și căutați grupul „Prognoză”. După aceea, accesați meniul „Foaie de prognoză”. După aceea, va apărea o fereastră în care selectăm din nou metoda de prezentare a prognozei, apoi setăm data până la care prognoza ar trebui să fie finalizată. După aceea, faceți clic pe „Creare”, după care obținem trei opțiuni de prognoză (afișate printr-o linie portocalie).
Analiză rapidă în Excel
Metoda anterioară este foarte bună pentru că vă permite să faceți predicții reale pe baza unor indicatori statistici. Dar această metodă vă permite să efectuați efectiv o inteligență de afaceri cu drepturi depline. Este foarte bine că această caracteristică este creată cât mai ergonomic posibil, deoarece pentru a obține rezultatul dorit, trebuie să efectuați literalmente câteva acțiuni. Fără calcule manuale, fără să scrieți formule. Pur și simplu selectați intervalul de analizat și setați obiectivul final.
Este posibil să creați o varietate de diagrame și micrografii chiar în celulă.
Cum se lucrează
Deci, pentru a funcționa, trebuie să deschidem un fișier care conține setul de date care trebuie analizat și să selectăm intervalul corespunzător. După ce îl selectăm, vom avea automat un buton care face posibilă întocmirea unui rezumat sau efectuarea unui set de alte acțiuni. Se numește analiză rapidă. De asemenea, putem defini sumele care vor fi introduse automat în partea de jos. Puteți vedea mai clar cum funcționează în această animație.
Caracteristica de analiză rapidă vă permite, de asemenea, să formatați datele rezultate în moduri diferite. Și puteți determina ce valori sunt mai mult sau mai puțin direct în celulele histogramei care apare după ce configurăm acest instrument.
De asemenea, utilizatorul poate pune o varietate de markeri care indică valori mai mari și mai mici în raport cu cele din eșantion. Astfel, cele mai mari valori vor fi afișate în verde, iar cele mai mici în roșu.
Îmi doresc foarte mult să cred că aceste tehnici vă vor permite să creșteți semnificativ eficiența muncii dvs. cu foi de calcul și să obțineți tot ce vă doriți cât mai repede posibil. După cum puteți vedea, acest program de foi de calcul oferă posibilități foarte largi chiar și în funcționalitatea standard. Și ce putem spune despre suplimente, care sunt foarte numeroase pe Internet. Este important doar să rețineți că toate suplimentele trebuie verificate cu atenție pentru viruși, deoarece modulele scrise de alte persoane pot conține cod rău intenționat. Dacă suplimentele sunt dezvoltate de Microsoft, atunci pot fi utilizate în siguranță.
Pachetul de analiză de la Microsoft este un add-on foarte funcțional care face utilizatorul un adevărat profesionist. Vă permite să efectuați aproape orice procesare a datelor cantitative, dar este destul de complicat pentru un utilizator începător. Site-ul oficial de ajutor Microsoft are instrucțiuni detaliate despre cum să utilizați diferite tipuri de analize cu acest pachet.