Funcția de subtotal în Excel. Formula, cerințele de masă

Rezultatele intermediare care trebuie obținute la compilarea rapoartelor pot fi calculate cu ușurință în Excel. Există o opțiune destul de convenabilă pentru aceasta, pe care o vom lua în considerare în detaliu în acest articol.

Cerințe care se aplică tabelelor pentru a obține rezultate intermediare

Funcția de subtotal în Excel este potrivit doar pentru anumite tipuri de tabele. Mai târziu, în această secțiune, veți afla ce condiții trebuie îndeplinite pentru a utiliza această opțiune.

1. Placa nu trebuie să conțină celule goale, fiecare dintre ele trebuie să conțină unele informații.
2. Antetul ar trebui să aibă o singură linie. În plus, locația sa trebuie să fie corectă: fără sărituri și celule suprapuse.
3. Designul antetului trebuie făcut strict în linia de sus, altfel funcția nu va funcționa.
4. Tabelul în sine ar trebui să fie reprezentat de numărul obișnuit de celule, fără ramuri suplimentare. Se pare că designul mesei trebuie să constea strict dintr-un dreptunghi.

Dacă vă abateți de la cel puțin o cerință declarată atunci când încercați să utilizați funcția „Rezultate intermediare”, erorile vor apărea în celula care a fost selectată pentru calcule.

Cum este utilizată funcția de subtotal

Pentru a găsi valorile necesare, trebuie să utilizați funcția corespunzătoare, care se află în partea de sus a foii Microsoft Excel din panoul superior.

1. Deschidem tabelul care îndeplinește cerințele specificate mai sus. Apoi, faceți clic pe celula tabelului, din care vom găsi rezultatul intermediar. Apoi accesați fila „Date”, în secțiunea „Structură”, faceți clic pe „Subtotal”.

2. În fereastra care se deschide, trebuie să selectăm un parametru, care va da un rezultat intermediar. Pentru a face acest lucru, în câmpul „La fiecare modificare”, trebuie să specificați prețul pe unitate de marfă. În consecință, valoarea este introdusă „Preț”. Apoi apăsați butonul „OK”. Vă rugăm să rețineți că în câmpul „Operațiune” trebuie să setați „Suma” pentru a calcula corect valorile intermediare.

3. După ce faceți clic pe butonul „OK” din tabel pentru fiecare valoare, va fi afișat un subtotal, afișat în captura de ecran de mai jos.

Pe o notă! Dacă ați primit deja totalurile necesare de mai multe ori, atunci trebuie să bifați caseta „Înlocuiți totalurile curente”. În acest caz, datele nu se vor repeta.

Dacă încercați să restrângeți toate liniile cu instrumentul setat în stânga plăcii, veți vedea că rămân toate rezultatele intermediare. Pe ei i-ai găsit folosind instrucțiunile de mai sus.

Subtotaluri ca formulă

Pentru a nu căuta instrumentul de funcție necesar în filele panoului de control, trebuie să utilizați opțiunea „Inserare funcție”. Să luăm în considerare această metodă mai detaliat.

1. Deschide un tabel în care trebuie să găsiți valori intermediare. Selectați celula în care vor fi afișate valorile intermediare.

2. Apoi faceți clic pe butonul „Inserare funcție”. În fereastra care se deschide, selectați instrumentul necesar. Pentru a face acest lucru, în câmpul „Categorie”, căutăm secțiunea „Lista alfabetică completă”. Apoi, în fereastra „Selectați o funcție”, faceți clic pe „SUB.TOTALS”, faceți clic pe butonul „OK”.

3. În fereastra următoare „Argumente ale funcției” selectați „Numărul funcției”. Notăm numărul 9, care corespunde opțiunii de procesare a informațiilor de care avem nevoie – calculul sumei.

4. În următorul câmp de date „Referință”, selectați numărul de celule în care doriți să găsiți subtotaluri. Pentru a nu introduce datele manual, puteți selecta pur și simplu intervalul de celule necesare cu cursorul și apoi faceți clic pe butonul OK din fereastră.

Ca urmare, în celula selectată, obținem un rezultat intermediar, care este egal cu suma celulelor pe care le-am selectat cu datele numerice scrise. Puteți utiliza funcția fără a utiliza „Asistentul de funcții”, pentru aceasta trebuie să introduceți manual formula: =SUBTOTALURI (număr de procesare a datelor, coordonatele celulei).

Fii atent! Când încearcă să găsească valori intermediare, fiecare utilizator trebuie să-și aleagă propria opțiune, care va fi afișată ca rezultat. Poate fi nu numai suma, ci și valorile medii, minime, maxime.

Aplicarea unei funcții și procesarea manuală a celulelor

Această metodă implică aplicarea funcției într-un mod ușor diferit. Utilizarea sa este prezentată în algoritmul de mai jos:

1. Lansați Excel și asigurați-vă că tabelul este afișat corect pe foaie. Apoi selectați celula în care doriți să obțineți valoarea intermediară a unei anumite valori din tabel. Apoi faceți clic pe butonul de sub panoul de control „Insert function”.

2. În fereastra care apare, selectați categoria „10 funcții utilizate recent” și căutați „Totale intermediare” printre ele. Dacă nu există o astfel de funcție, în consecință, este necesar să se prescrie o altă categorie - „Lista alfabetică completă”.

3. După apariția unei ferestre pop-up suplimentare în care trebuie să scrieți „Argumente ale funcției”, introducem acolo toate datele care au fost utilizate în metoda anterioară. Într-un astfel de caz, rezultatul operațiunii „Subtotaluri” va fi efectuat în același mod.

În unele cazuri, pentru a ascunde toate datele, cu excepția valorilor intermediare în raport cu un tip de valoare dintr-o celulă, este permisă utilizarea instrumentului de ascundere a datelor. Cu toate acestea, trebuie să vă asigurați că codul formulei este scris corect.

A rezuma

Calculele subtotalelor folosind algoritmi de foi de calcul Excel pot fi efectuate numai folosind o funcție specifică, dar poate fi accesată într-o varietate de moduri. Condițiile principale sunt să efectuați toți pașii pentru a evita greșelile și să verificați dacă tabelul selectat îndeplinește cerințele necesare.